Inovace. Flexibilita. Kvalitní a efektivní spolupráce. Rychlý cyklus učení a zlepšování se. Konstruktivní řešení pnutí v týmu. Tohle všechno potřebujeme k přežití v době, která je rychlá, nepředvídatelná a klade na nás nároky jako nikdy dřív.
I přes všechen technologický rozvoj (nebo možná právě kvůli němu) je mezilidská komunikace klíčová dovednost. Dobrá zpráva je, že jako každá jiná dovednost se dá naučit a celoživotně zlepšovat.
O to, co zůstává stejné a tipy na to, na co bychom se měli připravit v roce 2024, pokud chceme dobře dávat a přjijímat zpětnou vazbu, se s námi podělila specialistka na konstruktivní a prospěšnou zpětnou vazbu Bohunka Hihlánová, H(uman) R(elations) profesionálka s téměř 20 lety praxe.
Co se nemění
Ať už se píše rok 1994 nebo 2024, pořád chceme dělat dobrou práci, rozvíjet svoje kompetence, mít kvalitní vztahy, být respektovaní a přijímaní. Jen v době zahlcení informacemi potřebujeme mnohem víc oddělit „signál od šumu“ a umět se co nejrychleji přizpůsobit měnícím se okolnostem.
Zpětná vazba, kterou obvykle definuju jako výměnu užitečných informací, nám v tom může významně pomoct. V tomto článku dostanete pár užitečných tipů
- jak zpětnou vazbu předat, aby měla co největší dopad,
- jak ji přijmout – protože to je teprve ta pravá superschopnost.
Jak předat užitečnou zpětnou vazbu v pěti krocích:
1. Ověřte zájem: Stojí druhý o váš feedback? A má na to kapacitu právě teď?
Zkuste třeba: „Mám něco, co bych s tebou chtěl/a probrat. Máš čas teď nebo si vyhradíme prostor někdy jindy?“
2. Řekněte to: Jednoduchý a funkční model je popsat Situaci – Chování druhého – Jeho dopad. Popsat, ne interpretovat. Představte si třeba, jak by mohla danou situaci zaznamenat kamera. „Všimla jsem si, že jsi dneska na schůzce s klientkou nedokázal zodpovědět dva z jejích tří dotazů. Působilo to na mě nepřipraveně a bojím se, že o tu zakázku přijdeme.“ Mějte na paměti, že mluvíte o svém úhlu pohledu. Volte raději „já“ jazyk.
3. Dejte prostor druhému: Potřebujete prozkoumat jeho/její svět, jiný úhel pohledu. Feedback je dialog. „Co se děje?”, „Jak to vidíš?”, „Co si o tom myslíš ty?”.
4. Ověřte pochopení: Naslouchejte pozorně, zpochybňujte svoje předpoklady, doptávejte se. Požádejte o shrnutí i druhého: „Co si z toho odnášíš pro sebe?“
5. Přejděte do akce: Vracíme se obloukem k tomu, proč vlastně zpětnou vazbu dáváme – jde nám o změnu, zlepšení, rozvoj. Ptejte se třeba: „Co bude další krok?“, „Jak se posuneme dál?“, „Jak ti teď můžu pomoct to změnit?“.
Mějte na paměti, že by feedback měl pomoct především příjemci (růst), ne vám jako dárci (cítit se líp, sdílet frustraci, vypadat chytřeji…). Nevyhýbejte se konfrontaci, ale buďte vždycky respektující.
Neříct nic může příjemci ublížit víc než obtížný rozhovor. Snažte se taky o vyváženost – co fungovalo dobře a co lze zlepšit. Obecně máme tendenci se zaměřovat spíš na negativa, trénujte svoji schopnost nacházet na všem i něco pozitivního.
Jak přijímat zpětnou vazbu
Chce to trochu zen. Berte feedback jako dárek a cenný vstup pro osobní rozvoj. Věřte tomu, že vám druhý chce zpětnou vazbou pomoct, ne naopak.
Naučte se na zpětnou vazbu především dobře zeptat, ať se dozvíte něco užitečného. Třeba „Jakou jednu věc můžu změnit…?” nebo „Co nevidím a pomohlo by mi dělat moji práci líp?”.
Nechtějte odpověď hned, nechte druhého si to promyslet.
A pak? Ve zkratce: přijímejte feedback tak, aby vám ho chtěli ještě někdy dát znovu 🙂
1. Naše „plazí mozky“ nás v reakci na kritiku nejdřív pošlou do defenzivy, s tím moc nenaděláme. První vlnu emocí (strach, hněv, ponížení…) zklidníte už jedním hlubokým nádechem a výdechem. Když vám hlavou proletí, že ten druhý je úplný @#&!?, zkuste připustit, že možná má jen jiné informace nebo je jinak interpretuje.
2. Pozor na vlastní ego – může nám říkat, že my přece víme nejlíp, jak dělat svoji práci, a to pak vede ke znevažování nebo povrchnímu zpracování zpětné vazby, kterou dostáváme. Prostě promarněná šance se zlepšit.
3. Naslouchejte, abyste porozuměli, ne abyste odpovídali. Rozvíjejte mindset zvědavosti. „Slyším, co říkáš, děkuju.” nebo „To mě nenapadlo, řekni mi o tom víc.” je mnohem lepší než „Slyším, co říkáš, ale…”
4. Snažte se, aby stálo za to vám zpětnou vazbu dávat. Řekněte, co se s ní chystáte udělat dál. Neslibujte ale příliš, jen buďte srozumitelní, co se (ne)stane a kdy.
5. To, že oceníte otevřenost druhého, ještě neznamená, že feedback bez výhrady přijmete. Dejte najevo, že jste dotyčnému vděční za to, že je ochotný vás kritizovat. „S touhle zpětnou vazbou nesouhlasím, ale jsem rád/a, že jsi mi řekl/a, co si myslíš. Zajímá tě, proč s tím nesouhlasím?“
Pár trendů posledních let
Jak už jsme si řekli, samotná podstata mezilidské komunikace se v čase příliš nemění. Jde nám o vzájemné pochopení, lepší vztahy, dosahování cílů a prostě spokojený život. Doba spíš přináší nové možnosti (a výzvy), které je užitečné vzít do hry.
Ať už na poli technologií nebo způsobů spolupráce.
1. Využití AI nástrojů: váš kouč nebo konzultant
Umělá inteligence může být skvělý asistent pro analýzu vaší komunikace. Nechte si poradit ke stylu psaní, tónu a srozumitelnosti e-mailů nebo dokumentů. Zkuste si nanečisto obtížný rozhovor, který potřebujete vést se svým kolegou.
Podrobně o možnostech využití AI v komunikaci psala ve svém článku Barbora Malinovská.
2. Video-zpětná vazba: krátká, konkrétní, účinná
Ať už je využijete v náboru nebo při běžné práci v remote týmu, krátké videozprávy jsou poutavější než text a umožňují komunikovat i neverbálně.
Chcete poslat kolegovi připomínky k návrhu projektu? Dát kandidátce vědět, co vás zaujalo na jejím LinkedIn profilu nebo kde vidíte mezery ve zpracovaném úkolu? Nástroje typu Loom vám snadno pomůžou posunout feedback na další level.
Mimochodem, i nahraná hlasová zpráva místo textovky je o dost lepší. A to zdaleka není revoluční technologie letošního roku 🙂
3. Generační pnutí: „To za nás nebylo…”
Osobně se přikláním spíš k tomu, že individuální potřeby a preference jsou podstatnější než obecné generační charakteristiky. A vždycky platí, že úspěch feedbacku se měří uchem posluchače, ať už je příslušník GenZ nebo Boomer.
Nástroje, způsob předání a intenzitu sdělení proto volme podle toho, co vyhovuje našemu komunikačnímu parťákovi. Cílem je přece porozumění, vzájemné učení a rozvoj.
Jsem přesvědčená o tom, že bez ohledu na generaci se vždycky vyplatí laskavost a upřímnost.
4. Hybridní a remote týmy: přizpůsobte postupy zpětné vazby
Nové způsoby práce přináší určitá specifika, která je potřeba respektovat – kolegu neodchytneme na chodbě cestou ze schůzky nebo ráno v kuchyňce, na první pohled nevidíme, kdo je právě k dispozici nebo naopak potřebuje čas na nerušenou práci. Jak tedy zvýšit pravděpodobnost, že feedback bude mít potřebný efekt?
- Než někomu prostě zavoláte, napište mu/jí nejdřív zprávu do chatu, jestli má na vás pár minut.
- Jste leader? Dělejte takové mini-rozhovory dostatečně často, i když vy nemáte zrovna nic konkrétního – možná bude chtít něco sdílet naopak člen týmu.
- Formy, frekvence, vhodný čas – snažte se respektovat preference druhého (takové informace můžou být součástí vašich týmových dohod).
Zpětná vazba, pokud je správně podaná a dobře přijatá, může být opravdu cenným darem. Jako i v ostatních komunikačních kompetencích, je dobré držet prst na tepu doby, sledovat trendy a přitom nezapomínat na zlatá dobrá základní pravidla.
Pokud vás téma leadershipu a toho, jak svůj tým nebo firmu dobře vést zajímá, určitě se podívejte na další články v této rubrice na našem blogu.
Také se nezapomeňte přihlásit k odběru našeho newsletteru, aby vám článek neutekl.
Dávat zpětnou vazbu může být někdy obtížné, ale pokud budete mít dobrý úmysl a dodržíte tyto základní principy, jistě padne na úrodnou půdu.
Autorka článku: Bohunka Hihlánová
je H(uman) R(elations) profesionálka s téměř 20 lety praxe. Rozvíjí lidi, týmy a kulturu ve firmách, protože věří, že dobrá práce je jeden z předpokladů dobrého života.
Jako konzultantka, lektorka a koučka učí zpětnou vazbu, podporuje lídry a HR manažery, vede změnové HR projekty.
Zdroje:
1. Bohunka Hihlánová
https://www.hihlanova.cz
