Možná to zažíváte také – situace, kdy končíte svůj běžný den v práci s pocitem, že toho máte hodně?
Všechno leží na vás, s vámi to vše začíná a končí?
Cítíte, že vám nezbývá čas na sebe, na rozvoj, na rodinu či přátele?
Slovo odpočinek nemáte ve svém slovníku?
Hledáte řešení, jak to změnit a stále dokola si jako „mantru” opakujete otázku: existuje na to nějaký lék, cesta, jak z toho ven?
Dobrá zpráva je, že ANO!
Jedním z řešení je„kouzlo“ jménem DELEGOVÁNÍ ÚKOLŮ.
Delegování úkolů pod lupou
Delegování úkolů je klíčem k úspěchu ve všech oblastech života.
Jeho správné uchopení a aplikace můžou pozitivně ovlivňovat náš pracovní i soukromý život
Naučit se delegovat efektivně, znamená rozpoznat silné stránky a prostory pro zlepšení, důvěřovat ostatním a umožnit jim i sobě růst a rozvíjet se.
Význam delegování přitom mnoha lidem uniká a někteří se delegování dokonce i záměrně vyhýbají.
Setkali jste se také někdy s interpretací, že přenesený význam slova „delegování“ znamená : „Přehození práce na někoho jiného, zpravidla na podřízené.“?
Když se podíváte na delegování pomyslným okem Sherlocka Holmese, není to jen o prostém předání úkolů ostatním.
Je o komunikaci, nastavení očekávání a poskytnutí zpětné vazby.
Máme tak v rukách velmi silný nástroj, jak získat tak důležitou devizu, kterou je čas.
Dá se říci, že „efektivní delegování je možná největší časový zdroj jednotlivce.“(1)
Dobře, ale proč, i když chápeme důležitost delegování a tuto výhodu, stejně to neděláme?
Zřejmě jsme narazili na svoje vlastní limity a nastavení.
Zkusíme si některé z nich pojmenovat pomocí bariér a mýtů spojených s delegováním.
Bariéry a mýty spojené s delegováním
Kdo by je neznal?
Na začátku své manažerské cesty jsem se s nimi také několikrát setkala.
Bloky, bariéry, mýty o delegování – danou obavu z delegování můžeme pojmenovat jakkoliv, ale primárně všechny znamenají jedno.
Vedou nás k tomu, že delegovat pravděpodobně ani nezačneme, anebo na to půjdeme ne úplně kvalitně a správně.
Zkrátka aniž abychom z delegování vytěžili maximum pro všechny zúčastněné.
Pojďme se tedy na některé z nich podívat zblízka:
Strach ze ztráty kontroly
Někdy nás přepadne strach, že delegováním úkolů ztratíme kontrolu nad projektem nebo procesem, že výsledek nedopadne podle našich představ.
Cítíme obavu z toho, že budeme muset vysvětlovat nesprávný výstup a celé to předělávat, a co víc – představa, že naše reputace utrpí šrámy, protože za všechno odpovídáme, je téměř nesnesitelná.
Podívejme se na věc z jiného úhlu.
Správné delegování zahrnuje jasnou komunikaci o očekávání, cílech a zodpovědnostech, zasazených do časového rámce.
To by mělo být kombinováno se správným nastavením kontrolních a podpůrných mechanismů, kterými jsou například pravidelné meetingy nad stavem plnění a konstruktivní zpětná vazba, otevřená komunikace a vzájemná důvěra.
Všechno tohle nám umožňuje mít stále přehled a kontrolu nad celkovým průběhem projektů a stojí za to do toho jít.
Nemám čas to někomu předávat
Možná ve vás představa celého procesu delegování působí jako významný a zbytečný žrout času.
Sami to přece máte skoro hned.
Když se na tento mýtus zaměříme a půjdeme více do hloubky, zjistíme, že z dlouhodobého hlediska toto tvrzení s odstupem času pozbývá platnosti.
Zkuste si položit otázky: „Kdy budu podobný úkol zpracovávat opakovaně?
Jak dlouho na něm budu pracovat?
Není to náhodou více času, než by zabralo delegování a provedení někým jiným?”(2)
Speciálně u rutinních úkolů, které nás osobně nikam výrazně neposouvají, dává delegování velký smysl.
Co když mohou posunout někoho jiného a vy díky tomu získáte potřebný prostor?
Budete se moct hlouběji zaměřit na strategické a vyšší úkoly?
Najděte čas a dejte lidem důvěru, je to investice, která se vyplatí.
Obavy z nedostatečné kompetence aneb udělám to lépe a rychleji
Zní vám v hlavě, že to přece zvládnete sami nejlépe a rychleji?
Dost možná ano, může to být pravda.
Nicméně každý jsme někdy, v nějaké fázi, začínali.
V případě, že se mi, jako osobě přijímající delegovaný úkol nebo činnost, dostane potřebného konkrétního zadání, zdrojů, péče a podpory, ZVLÁDNU TO v budoucnu jistě minimálně stejně dobře, protože „delegování je umění rozdělit úkoly tak, aby druzí mohli růst.“ (3)
Benefitem je navíc i skutečnost, že delegovaný nám může vnést nový pohled na věc a nápady, které mohou být v mnoha ohledech inspirující.
V konečném důsledku, i když vezmeme v úvahu, že by to na začátku nemuselo být všechno úplně dokonalé, v rukou máme nástroje, kterými tzv. můžeme nasměrovat loď do přístavu úspěšně.
Zkusme jí dát šanci vyplout…
Našli bychom určitě ještě mnohé další překážky na cestě k delegování, ale o nich si povíme při jiné příležitosti.
Než se posuneme k samotnému procesu delegování, je důležité si říci pár důležitých myšlenek.
Zvládli jsme překonat obavy. A co dál?
Klíčové je pamatovat na to, že „delegování je klíčem k úspěchu v jakékoli organizaci. Bez něj se stáváme přetížení a neefektivní.“ (4)
Když k sobě budeme upřímní – SAMI TO VŠECHNO NEUTÁHNEME!
Proto jeden z nejznámějších citátů o delegování říká:
„Pokud chcete jít rychle, jděte sami. Pokud chcete jít daleko, jděte s ostatními.“ (5)
Zdůrazňuje nám důležitost spolupráce a sdílení zátěže s ostatními, abychom měli možnost dosáhnout svých dlouhodobých cílů.
Dovolte sami sobě přenechat odpovědnost někomu jinému a nastavte si správně proces delegování.
Tím eliminujete potenciální rizika.
4 Zásady procesu delegování
Jak tedy správně delegovat?
1. Správný úkol + správný člověk
Určete úkoly, které můžete delegovat.
Zamyslete se nad tím, co děláte každý den a zvažte, zda by některé z těchto úkolů mohly být předány ostatním.
Vyberte správnou osobu pro úkol.
Delegujte úkoly lidem, kteří mají potřebné dovednosti a zkušenosti, a kteří jsou ochotní se učit a růst.
2. Předání
Komunikujte jasně očekávání a cíle.
Ujistěte se, že osoba, které jste úkol delegovali, rozumí tomu, co se od ní očekává a jaký je konečný cíl.
3. Podpora + zpětná vazba
Poskytněte podporu a zdroje.
Ujistěte se, že pověřená osoba má všechny potřebné nástroje a informace pro splnění úkolu.
Sledujte pokrok, pravidelně kontrolujte, jak si pověřený vede a poskytujte konstruktivní zpětnou vazbu pro jeho růst a rozvoj.
4. Ocenění s dopadem
Definujte jasně, jaký benefit z delegovaného úkolu plyne.
Je dobré dobře znát motivátory osoby, na kterou deleguji.
Výhody delegování
Chápu, že vše, o čem jste se zatím dočetli, může vypadat složitě a mnohdy bude náročné zvládnout především sama sebe a své emoce.
Pro někoho to možná bude naprostý výstup z komfortní zóny.
A proto, jestli ještě máte pochybnosti o tom, zda začít delegovat, mám pro vás závěrečnou motivaci v podobě 5 základních benefitů, které vám delegování může přinést.
- Úspora času pro řešení významnějších úkolů
- Zlepšení efektivity a produktivity
- Zaměření se na klíčové úkoly a cíle
- Prevence vyhoření a zlepšení work-life balance
- Rozvoj dovedností a schopností týmu i jednotlivců
… a to zní skvěle, co říkáte?
Výhod, ale i bariér spojených s delegováním, existuje v obou směrech mnohem více.
Které to jsou, jak na ně a jaké kvality přináší delegování do našeho života, se můžete přijít inspirovat na náš webinář.
Přijďte se inspirovat i Vy a zbořte pomocí této zkušenosti bariéry a mýty spojované s delegováním a překonejte nutkání NEdelegovat.
Myšlenka na závěr
Delegování úkolů nám umožňuje žít plnější a vyváženější život.
Když se naučíme přenášet odpovědnost na ostatní a sdílet zátěž, můžeme se soustředit i na to, co je pro nás opravdu důležité a dosáhnout našich cílů s menším úsilím a stresem.
Neváhejte, začněte delegovat a změňte to.
Potřebujete v oblasti delegování úkolů pomoct na míru? Domluvte si s námi bezplatnou konzultaci, kde vám rádi poradíme.
Autor článku: Tým Mindset Mentors
Často kladené otázky
1. Co je delegování úkolů a proč se ho vyplatí dělat?
Delegování je vědomé předání jasně vymezené odpovědnosti tomu správnému člověku se záměrem uvolnit vaši kapacitu pro strategičtější práci, zrychlit výstupy a nechat tým růst. Správně nastavené delegování zvyšuje efektivitu, snižuje přetížení a udržuje zdravý work-life balance.
2. Není delegování jen „přehození práce na podřízené“?
Není, efektivní delegování stojí na komunikaci očekávání, výsledných kritérií a hranic, na dostupných zdrojích a na průběžné zpětné vazbě. Pointa není „odložit práci“, ale rozdělit odpovědnost tak, aby se zvedl výkon i kompetence týmu.
3. Proč nedelegujeme, i když víme, že bychom měli?
Nejčastěji kvůli strachu ze ztráty kontroly, pocitu, že „to uděláme rychleji sami“, nebo domněnce, že předání zabere více času než vlastní provedení. Ve skutečnosti je to investice: jednorázová příprava a vedení ušetří v budoucnu desítky opakování.
4. Jak překonat strach ze ztráty kontroly?
Držte se rámce cíl → role a odpovědnost → milníky → kontrolní body → kritéria kvality. Pravidelná, krátká „check-in“ setkání a otevřená komunikace vám ponechají přehled, aniž byste sklouzli k mikromanagementu.
5. Nemám čas delegovat. Co s tím?
Zeptejte se sami sebe, jak často se úkol opakuje a kolik hodin vám dlouhodobě bere. Pokud se opakuje, předání se téměř vždy vyplatí: připravíte podklady, určíte očekávání, první cyklus více podpoříte a příště už jen kontrolujete výsledek.
Zdroje
(1) Stephen R. Covey (2007), 7 návyků skutečně efektivních lidí, Management Press
(2) Daniel Gamrot, lektor osobní produktivity (2018), Přestaňte se bát a začněte delegovat práci. Forbes.cz
(3) Kenneth Blanchard (2015), The One Minute Manager, Harper Collins Publ. USA
(4) David Allen (2019), Getting Things Done, Little, Brown Book Group
(5) Africké přísloví
