Životní tempo se zrychluje a zvyšují se také očekávání. Efektivní využívání času a zdrojů se ze sféry klišé posouvá do pozice jedné z klíčových dovedností. Od mnoha lidí slýchám, že se potýkají s problémem nízké produktivity a neschopností plně využívat svůj čas. Vliv na to může mít množství práce nebo nesoustředěnost, značný podíl mohou mít i sociální sítě a informační smog. O čem se mluví jen velmi opatrně, je absence smysluplnosti práce nebo pochopení, proč dělám, co dělám. To jsou základní pilíře motivace.
V tomto článku najdete několik zásadních (a možná ne úplně omýlaných) tipů, které mohou během pár dní vaši osobní produktivitu velmi posunout. Zpracoval je pro vás Milan Rataj, stratég a spoluzakladatel HR systému Sloneek.
Co to osobní produktivita vlastně je
Zjednodušeně řečeno se týká toho, jak efektivně každý jedinec využívá svůj čas i zdroje k dosažení konkrétních cílů. Při úvahách o tom, jak být produktivnější, se mnozí obracejí k technikám time-managementu. Ačkoli spolu produktivita a time-management souvisejí, jsou to dvě různé věci a ne všichni produktivní lidé jsou v time-managementu dobří. Platí to i naopak. Existuje řada faktorů, které ovlivňují osobní produktivitu zásadněji než jen umění práce s časem. Jde například o smysluplnost úkolů, strategické uvažování, organizaci, prioritizaci, delegování, eliminaci rušivých prvků nebo zlepšení výkonnosti a efektivity.
Sedmero pro zvýšení produktivity
Na každého z nás platí něco jiného. A abyste mohli vytvořit udržitelný systém na zlepšení produktivity, musíte přijít na to, co zabírá konkrétně na vás.
1: Stanovte si realistické cíle, prioritizujte a plánujte
Pokud nevíte, čeho chcete dosáhnout, bude velmi obtížné se na nějaký konkrétní úkol zaměřit. Pokud nebudete vědět, jaký smysl a cíl konkrétní úkol má, budete ztraceni hned na začátku.
Úkoly (cíle) mějte co nejkonkrétnější a ideálně i měřitelné. Budete tak mít jasnou představu o tom, kdy jste jich dosáhli a kolik úsilí to vyžadovalo.
2: Efektivní multitasking je pro jednorožce
Často je pro nás atraktivní (a někdy nezbytně nutné) pokoušet se o multitasking a žonglovat s mnoha úkoly pracovního dne v jednom okamžiku. I když se to může zdát produktivní, málokdy to přináší skutečně efektivní výsledky. Zaměříte-li se vždy jen na jeden úkol, dokončíte ho kvalitněji a za kratší dobu, což vám umožní plynule přejít k dalšímu.
Při určování priorit úkolů myslete na to, že všechny úkoly nejsou stejně důležité. Zaměřte se na ty úkoly, které jsou pro dosažení vašich cílů nejpodstatnější.
TIP přímo od Milana: Úkoly si řadím podle toho, jakou přidanou hodnotu mají. Zároveň ty nejmenší úkoly, které nemají takovou prioritu, řadím do “backlogu”, odkud si je vytahuji v časovém bloku, který na to mám v kalendáři připravený.
3: Najděte si svůj rytmus
Každý má svou nejproduktivnější část dne jinde. Někdo ráno, někdo hned po jídle, někdo večer. Najděte si svůj rytmus, poslouchejte svou hlavu i tělo a přizpůsobte tomu rozložení obtížnosti úkolů v průběhu dne. Nezapomínejte na to chvilkově “vypínat” – 10 minut se projít, pokecat s kolegy u kafe. Ti odvážnější se mohou pokusit poslat své myšlenky mimo prostor a čas pomocí meditace. Pozor na prokrastinaci! Když opakovaně odkládáme nepříjemný úkol, dochází často ke zvýšení naší demotivace i frustrace.
TIP přímo od Milana: Mně osobně vyhovují hodinové ranní “rychlé výhry”, které mi pomáhají dostat hlavu do “provozní teploty”. Před obědem už jede hlava na plno. Do tohoto časového slotu patří vše, co vyžaduje vyšší pozornost, promýšlení. Odpoledne je pro mne kreativní. Sem patří důležitější aktivity, které trochu zpomalí tempo. Čas pro články, prezentace, přípravy textů. Cokoliv, co zaměstná druhou hemisféru. 🙂 A schůzky? Ty mají své jasné místo v kalendáři. V den, kdy se hodně schůzuje se ani nesnažím složité úkoly plnit, protože “ruch” vzniklý interakcemi s lidmi zamezuje zvýšenému soustředění.
4: Stanovte si hranice
Nepřebírejte práci, která je nad rámec vaší funkce nebo kompetence. Jasně si stanovte hranice svého času. Abyste mohli efektivně plnit své úkoly a být produktivní, musíte být schopni je dokončit v rozumném časovém rámci. Nastavení hranic zabrání tomu, abyste byli zahlceni. Pokud dlouhodobě nestíháte, přestože se úspěšně snažíte pracovat na své produktivitě, může být „zakopaný pes” v tom, že máte na svých zádech objektivně více úkolů, než je možné včas zvládnout. To už však nevyřeší žádný tip na vyšší produktivitu, ale spíše schůzka s vaším nadřízeným.
Jak to má Milan: Krátkodobě dokážete sprintovat. Dlouhodobý sprint nepřežijete. Kvantita kvalitu nenahrazuje, mohou se maximálně doplňovat. Naučte se říkat „ne“ a odmítat úkoly, které by vás dostaly za hranici únosnosti. To vám umožní zaměřit se na své hlavní priority a udržet si produktivitu.
5: Zpětná vazba jako základ úspěchu
Většinu úkolů, které řešíme, zpracováváme jako součást většího pracovního celku. Pro firmu, pro zákazníky. Vždy tedy existuje Zadavatel a vy jste Zpracovatel. Včasná a dostatečně častá zpětná vazba, kterou dostanete nebo si o ni řeknete, ja klíčem pro nalezení možných zlepšení nebo úprav plnění konkrétního úkolu.
Jak to má Milan: Ujištění se o pochopení, smyslu a očekávání jsou za mne nejdůležitějšími předpoklady úspěchu. Tedy splnění úkolu a následného uspokojení jak zadavatelské strany, tak té zpracovatelské. A tenhle pocit je to, co tvoří podstatnou část složky vaší motivace do dalších úkolů.
6: Nenechte se rušit aneb rajčata na scénu
Rozptylování je zcela normální a soustředění za všech okolností není trvale možné a dokonce ani přirozené. Nicméně i schopnost soustředění lze rozvíjet a zlepšovat. Vypněte si oznámení, přepněte telefon do leteckého režimu nebo používejte aplikaci pro zvýšení produktivity, jako je například Freedom.
K zabránění rozptylování a dokončení úkolů můžete zkusit využít techniku Pomodoro. Nastavíte si časovač, odstraníte ze svého okolí všechny rušivé vlivy (mobil, sociální sítě atd.) a pracujete v časových blocích po 20 – 30 minutách, aniž by vás kdokoliv rušil. Tato metoda se v řadě firem nebo organizací používá kolektivně. Zvyšuje se tím efektivita, protože vás ze soustředění nad dokončením náročného úkolu nemůže vytrhnout kolega s dotazem nebo prosbou o radu.
Tip od Milana: Poslouchám tělo a hlavu. Nikdy nebudete každý pracovní den ve 100% kondici nebo rozpoložení, které umožní maximální výkon. Naučil jsem se vypomáhat si střídáním hudby a ticha. Některé úkoly mi pomáhá zrychleně plnit řízná rocková muzika a protipólem je pak puštěné ticho do sluchátek. “Noise canceling” je funkce, za kterou by měl někdo dostat Nobelovku.
7: Vzdělávejte a rozvíjejte se
Vědět, co potřebujete znát a umět pro úspěšné plnění svěřených úkolů je velká věc. Pokud ve firmě nemáte zavedené hodnocení dovedností (kompetencí), nejefektivněji se k poznání vlastních rezerv dostanete pomocí osobních retrospektiv. Udělejte si čas na ohlédnutí se zpět za projektem a zkuste si zmapovat, kde jste se nejvíce “zasekli” a co by vám pomohlo úkol splnit příště lépe, rychleji nebo kvalitněji. A svůj osobní rozvojový plán máte na světě. 🙂
Pozor na toxickou produktivitu
Pokud vyzkoušíte alespoň polovinu ze zmíněných tipů, věřím, že brzy pocítíte vyšší produktivitu, snížení stresu a dlouhodobě maximalizujete své profesní i osobní cíle. Ke všem radám je však potřeba dodat i důležité “ale”, kterým je v tomto případě toxická produktivita (více o ní v samostatném články tady). Ta je odvrácenou a nebezpečnou stranou stejné mince. Tolik se o ní nemluví, o to víc je však důležité si na ni dát pozor.
Suma sumárum: stejně jako u dalších oblastí platí u produktivity staré, otřepané a pravdivé “všeho s mírou”. Z práce nebo z osobního života by se pod extrémním tlakem na výkonnost, vysokou produktivitu nebo dokonalost neměla vytratit – obyčejná, ale o to víc důležitá – radost.
Autor článku: Milan Rataj
Milan Rataj je HR stratég, konzultant a spoluzakladatel personálního start-upu Sloneek. Stál u zrodu aplikace iDovolenka a dlouhé roky se věnoval marketingu a strategickému HR poradenství managementu. Ve Sloneeku se kromě zajišťování péče o zákazníky aktivně věnuje evangelizaci kompetenčního modelu rozvoje zaměstnanců. Vystudoval andragogiku a marketing, v obou oborech má doktoráty. V současnosti také vyučuje na Pedagogické fakultě Univerzity Karlovy.
Zdroje:
Partnerský článek byl napsán přímo pro náš blog. Autorství článku: Sloneek.