Meetingy a jejich (ne)efektivita jsou věčným tématem provázejícím snad každou organizaci. Některé firmy jedou schůzky v zaběhlých kolejích. Je jedno, že to nikoho nebaví, většinou se toho příliš nevyřeší a minimálně polovina lidí je duchem úplně někde jinde. Jenže v online prostředí se všechny tyto nešvary ještě násobí, a co hůř, přidávají se další faktory a nástrahy, které činí efektivitu takového setkání takřka nedosažitelnou. Znamená to tedy, že byste se měli scházet výhradně osobně, protože virtuálně to nemá cenu? Ne, pokud se naučíte online schůzky správně vést!
O tom, jaké faktory hrají negativní roli při online setkávání si můžete přečíst v první části tohoto článku, a pokud by vás zajímalo, jak směřovat k vyšší efektivitě osobní schůzky, dozvíte se to v tomto článku. Vyzbrojeni tipy se pak můžete směle vrhnout do generální reorganizace kultury meetingů ve vaší společnosti a vyhlásit válku neefektivitě. A jak na to u schůzek ve virtuálním prostoru?
V případě, že mezi kolegy a vámi je fyzická vzdálenost a obrazovka, jedná se o výrazně jiné prostředí od toho, které zažíváte v zasedačce. Míra pozornosti a schopnost ji udržet je nižší, množství rušivých elementů zase podstatně vyšší. Vaše startovní pozice je minimálně nevýhodná. (1) Jak tedy v takových podmínkách dosáhnout produktivního výsledku?
Plánováním to všechno začíná
Výslednou efektivitu vašeho meetingu ovlivňuje už to, jak jej naplánujete. Dá se říci, že je to minimálně půlka úspěchu.
Jak tedy svým lidem konkrétně ulehčit účast na vaší schůzce?
Žádné ad hoc meetingy
Pozvat někoho na call, abyste záležitost vyřešili „rychleji“, jen málokdy skutečně ušetří váš čas. Proto pokud se nejedná o skutečně naléhavou věc, vždy si dejte odstup a domluvte si vzdálenější datum, i kdyby to mělo být jen třeba další den či za několik hodin. Tato časová prodleva vám dá možnost připravit agendu a ujasnit si, co je cílem celého meetingu a jaké osobní cíle chcete svou účastí naplnit. Můžete si také připravit veškeré podklady, což opět přispěje k lepšímu spádu výsledného setkání. (2)
Berte ohledy na kalendáře kolegů
Základním kamenem meetingové etikety je kontrola kalendářů pozvaných při zakládání meetingu. A to rozhodně neznamená jen nechat si vyhodit nástrojem pro plánování okno, kdy mají všichni účastníci čas. Zajímat by vás mělo, jaké události se v jejich kalendáři nacházejí před a po vašem meetu a dle toho plánovat dál. Pokud totiž někomu končí v 10:00 lekce jógy a zároveň začíná schůzka, pravděpodobně na něj budete několik drahocenných minut čekat. Obdobně dávejte pozor na „lepení“ schůzek těsně za ty předcházející. Jednak počítejte s tím, že ne každý se může připojit od svého stolu, a tak se potřebuje přesunout třeba do zasedačky (kde ještě do 10:01 vysedává jiný kolega na meetu, který se protáhnul přesčas, ups), a jednak nezapomínejte, že pokud se lidé přepojují z jednoho meetu na druhý, je silně pravděpodobné, že myšlenkami zůstávají ještě nějakou dobu u předcházející záležitosti. (3)
Zkraťte to
Ideálním řešení výše popsaného je dát lidem prostě „pauzu“. To může znamenat, že nezačnete v 10:00, ale v 10:10. Dopřejte pozvaným čas na vyčištění hlavy, toaletu, kávu a přesun do prostředí, ze kterého se na call připojí. Uvidíte, jak výrazně se to projeví nejen na jejich náladě, ale i ochotě aktivně se účastnit. Druhou variantou, zvláště, pokud se osobně nepotkáváte, je vypsat oficiální začátek na 10:10 s dobrovolnou možností připojení dříve. Tím se nepřipravíte o small talk, ale ani nebudete lidi honit a nervovat se s tím, že se na jednoho účastníka pořád ještě čeká, protože chudák v legínách tak tak dobíhá z jógy zpátky ke stolu. Stejně tak s koncem meetingu počítejte ideálně 10 minut před celou hodinou. Tím, že svým pozvaným poskytnete tento čas i po konci meetingu, mají možnost se zamyslet nad výstupy, poznačit si do kalendáře úkoly, které z něj vyplynuly a připravit se na další práci. (4)
Zároveň to ale neznamená, že musíte nutně využít celé časové okno. Každou ušetřenou minutou dáváte svým lidem prostor na soustředěnou práci, kriticky se zamyslete nad tím, kolik času opravdu potřebujete a zda některé z bodů nelze vyřešit asynchronně.
Krátká a logická agenda
Jednou z cest, jak zaručeně zabijete zájem kohokoliv je zdlouhavá prezentace hned v úvodu meetingu. V takových chvílích zúčastnění otevírají inbox e-mailu a bez jakéholiv pocitu provinění se jdou věnovat něčemu jinému. Přece stačí, když budou poslouchat, že?
Vycházejte z předchozího bodu a vezměte krácení z gruntu. Připravte si agendu včetně cíle a jednotlivých bodů. U nich nezapomeňte připsat, jakým způsobem budou řešeny – diskuzí, prezentací nebo brainstormingem? A jako druhý krok se snažte najít co nejvíce těch, které můžete vyřídit asynchronně. Příkladem vám může být Jeff Bezos, který v Amazonu úplně vyškrtl prezentování. Nahradil ho krátkým dokumentem rozesílaným před schůzkou, který poslal všem pozvaným a požádal je o jeho nastudování. Schůzka pak sloužila k diskuzi, otázkám a návrhům řešení. Elegantně tím ušetřil hromadu času a dodal svým lidem data ve formě, která jim ulehčila, je pozorně prostudovat. (5)
Kultura meetingů a smysluplná pozvánka
Jakmile máte jasno o délce a struktuře meetingu, je načase založit pozvánku. Ta by neměla být jen neříkající události v kalendáři bez popisku. Tím byste se připravili o velké procento přínosu, který vám přizvaní mohou nabídnout. Využijte pozvánku k tomu, abyste jim napsali krátký vzkaz, požádali je o čas a specifikovali, proč právě danou osobu zvete. Co od ní očekáváte? Co si má připravit? Jakých bodů se má ujmout jako vlastník? Takové konkrétní informace pomůžou pozvaným s přípravou a spíše povedou k tomu, že daný člověk bude mít chuť vám pomoci a dodat, o co ho žádáte. (6)
Zároveň se zamyslete nad tím, jak můžete předejít úmorným technickým problémům, které všem berou čas a zabíjejí zájem a pozornost. Dobrým krokem může být kodifikace kultury meetingů a vytvoření checklistu. Uvést můžete třeba doporučení, aby si lidé připojení přes link otestovali předem včetně funkčnosti kamery a zvuku. Přidejte prosbu o vypínání mikrofonů v momentě, kdy lidé nemluví. Stanovit můžete také preferované používané nástroje pro vizualizaci apod. Takový dokument pak pošlete pozvaným společně s pozvánkou. Všechny body zní logicky, ale opakování je matka moudrosti. A ani po letech ve světě online meetingů nelze pokládat některé věci za samozřejmé.
Efektivní vedení
Máte naplánováno. Nyní už jen stačí meeting správně odvést. Pár dobrých tipů vám pomůže posílit vaši pozici, když stojíte proti rušivým elementům a k dispozici máte jen omezenou kapacitu pozornosti vašich účastníků.
Vtáhněte lidi do tématu
Pokud meet zahájíte nudným představením sebe, agendy a cíle, vysíláte jasný pokyn: teď nemusíte dávat pozor, teď budu nějakou dobu mluvit o věcech okolo a pak se vás možná na něco zeptám. Zkuste to jinak. Začněte otázkou na náladu, hladinu energie nebo něco, co povede účastníky ke krátkému zamyšlení. Body navíc získáte, pokud je přitom dokážete rozpohybovat aspoň v té části těla, kterou z nich vidíte. Zkuste otázky jako „Co vás dneska potěšilo?“, „Ukažte mi na prstech od jedna do deseti, kolik máte energie“, nebo jen „Co od dnešního meetingu očekáváte?“ Takový mindset check-in přirozeně přiměje všechny ke zpřítomnění a pomůže jim se plně soustředit na současnou schůzku. (7)
Co největší zapojení a využití technologií
Výborně, máte jejich pozornost, tak to nepokazte! Při jakémkoliv meetingu je klíčové zapojení pozvaných a pokud možno, interaktivita. Rozdělte body a témata logicky a snažte se metody pro jejich řešení volit tak, aby zapojily rovnoměrně všechny účastníky, byly efektivní a jednoduché na provedení. Můžete využít různé nástroje, jako jsou jamboardy nebo miroboardy. Dobře může zafungovat i správně řízená diskuze. Dobře uděláte, když jednotlivým bodům agendy přiřadíte vlastníky, kterým pak předáte slovo a úlohu meet lídra v příslušné chvíli. (7) Takovou výměnou rolí nejen podpoříte zapojení, ale také jim pomůžete rozvíjet kompetence související s vedením meetingu.
Online svět má jednu velkou nespornou výhodu – možnost zapojit nekonečné množství vychytávek. Nechte si třeba udělat automatický zápis v některém z meetingových programů. Tím ulehčíte svým lidem a uberete jim jednu věc, na kterou by se museli soustředit. Omezíte multitasking, zvýšíte produktivitu.
Follow up
Povedlo se a meeting vyprodukoval velké množství konkrétních výstupů? Hurá! hotovo. Nebo ne? Ještě jeden důležitý krok – nezapomínejte na follow up. Využijte opět nějaký šikovný program, jako je Trello nebo Notion a požádejte všechny, aby si nejen pročetli zápis, který jim nasdílíte, ale aby i zapsali své konkrétní akční kroky s deadliny do všech příslušných stránek. Kdykoliv se budete chtít k něčemu, co jste řešili vrátit, můžete vyhledávat, označovat lidi nebo nastavit upozornění na blížící se termín splnění. (9)
Setkávat se s ostatními nemusí být nuda a ztráta času. Nyní už víte, jak můžete docílit toho, aby si vaši lidé nepouštěli meeting jen jako kulisu, ale aby skutečně měli chuť se zapojit a přispět. Podívejte se na své online i offline schůzky, identifikujte jejich slabá místa a aplikujte naše tipy. Pokud byste se rádi ve vedení meetingů ještě více zlepšili, přijďte na náš otevřený workshop na toto téma.
Budoucnost vašich schůzek máte ve svých rukou.
…Změňte to.
Autor článku: Tým Mindset Mentors
ZDROJE:
- Analytics 365. (2023, February 2). Team Meetings In-Person Vs Virtual: 4 Key Differences. Retrieved from https://www.analytics-365.com/blog/in-person-vs-virtual-team-meetings/
- Yac. (2022, April 7). Everything You Need to Know About Ad-Hoc Meetings (and Why They’re Not Always Necessary). Retrieved from https://www.yac.com/blog/ad-hoc-meeting
- Mindmaven. Back-to-Back Meetings Poison Your Productivity. Here’s the Antidote. Retrieved from https://mindmaven.com/blog/back-to-back-meetings/
- Inc. (2021, October 5). Why Changing the Length of Your Next Meeting Will Make It Dramatically Better. Retrieved from https://www.inc.com/alison-davis/why-changing-the-length-of-your-next-meeting-will-make-it-dramatically-better.html
- James, G. (2019, October 25). Jeff Bezos Banned PowerPoint and It’s Arguably the Smartest Management Move He’s Ever Made. Inc. Magazine. Retrieved from https://www.inc.com/geoffrey-james/jeff-bezos-banned-powerpoint-its-arguably-smartest-management-move-that-hes-ever-made.html
- MeetGeek. (2023, June 12). How to Write an Effective Meeting Invitation Email. Retrieved from https://meetgeek.ai/blog/how-to-write-meeting-invitation-email
- TLNT. (2018, April 9). For More Productive Meetings, Do a Mindset Check-In First. Retrieved from https://www.tlnt.com/articles/for-more-productive-meetings-do-a-mindset-check-in-first
- Range. (2022, July 1). How to Make Virtual Meetings More Interactive. Retrieved from https://www.range.co/blog/how-to-make-virtual-meetings-more-interactive
- Flowtrace. (2022, May 31). Meeting Follow-up Best Practices. Retrieved from https://www.flowtrace.co/collaboration-blog/meeting-follow-up-best-practices
