Zpětná vazba je hard skill
Květen 6, 2024
Inovace. Flexibilita. Kvalitní a efektivní spolupráce. Rychlý cyklus učení a zlepšování se. Konstruktivní řešení pnutí v týmu. Tohle všechno potřebujeme k přežití v době, která je rychlá, nepředvídatelná a klade na nás nároky jako nikdy dřív.
I přes všechen technologický rozvoj (nebo možná právě kvůli němu) je mezilidská komunikace klíčová dovednost. Dobrá zpráva je, že jako každá jiná dovednost se dá naučit a celoživotně zlepšovat.
O to, co zůstává stejné a tipy na to, na co bychom se měli připravit v roce 2024, pokud chceme dobře dávat a přjijímat zpětnou vazbu, se s námi podělila specialistka na konstruktivní a prospěšnou zpětnou vazbu Bohunka Hihlánová, H(uman) R(elations) profesionálka s téměř 20 lety praxe.
Co se nemění
Ať už se píše rok 1994 nebo 2024, pořád chceme dělat dobrou práci, rozvíjet svoje kompetence, mít kvalitní vztahy, být respektovaní a přijímaní. Jen v době zahlcení informacemi potřebujeme mnohem víc oddělit „signál od šumu“ a umět se co nejrychleji přizpůsobit měnícím se okolnostem.
Zpětná vazba, kterou obvykle definuju jako výměnu užitečných informací, nám v tom může významně pomoct. V tomto článku dostanete pár užitečných tipů
- jak zpětnou vazbu předat, aby měla co největší dopad,
- jak ji přijmout - protože to je teprve ta pravá superschopnost.
Jak předat užitečnou zpětnou vazbu v pěti krocích:
1. Ověřte zájem: Stojí druhý o váš feedback? A má na to kapacitu právě teď?
Zkuste třeba: „Mám něco, co bych s tebou chtěl/a probrat. Máš čas teď nebo si vyhradíme prostor někdy jindy?"
2. Řekněte to: Jednoduchý a funkční model je popsat Situaci - Chování druhého - Jeho dopad. Popsat, ne interpretovat. Představte si třeba, jak by mohla danou situaci zaznamenat kamera. „Všimla jsem si, že jsi dneska na schůzce s klientkou nedokázal zodpovědět dva z jejích tří dotazů. Působilo to na mě nepřipraveně a bojím se, že o tu zakázku přijdeme." Mějte na paměti, že mluvíte o svém úhlu pohledu. Volte raději „já“ jazyk.
3. Dejte prostor druhému: Potřebujete prozkoumat jeho/její svět, jiný úhel pohledu. Feedback je dialog. „Co se děje?”, „Jak to vidíš?”, „Co si o tom myslíš ty?”.
4. Ověřte pochopení: Naslouchejte pozorně, zpochybňujte svoje předpoklady, doptávejte se. Požádejte o shrnutí i druhého: „Co si z toho odnášíš pro sebe?"
5. Přejděte do akce: Vracíme se obloukem k tomu, proč vlastně zpětnou vazbu dáváme - jde nám o změnu, zlepšení, rozvoj. Ptejte se třeba: „Co bude další krok?", „Jak se posuneme dál?", „Jak ti teď můžu pomoct to změnit?".
Mějte na paměti, že by feedback měl pomoct především příjemci (růst), ne vám jako dárci (cítit se líp, sdílet frustraci, vypadat chytřeji...). Nevyhýbejte se konfrontaci, ale buďte vždycky respektující.
Neříct nic může příjemci ublížit víc než obtížný rozhovor. Snažte se taky o vyváženost - co fungovalo dobře a co lze zlepšit. Obecně máme tendenci se zaměřovat spíš na negativa, trénujte svoji schopnost nacházet na všem i něco pozitivního.
Jak přijímat zpětnou vazbu
Chce to trochu zen. Berte feedback jako dárek a cenný vstup pro osobní rozvoj. Věřte tomu, že vám druhý chce zpětnou vazbou pomoct, ne naopak.
Naučte se na zpětnou vazbu především dobře zeptat, ať se dozvíte něco užitečného. Třeba „Jakou jednu věc můžu změnit…?” nebo „Co nevidím a pomohlo by mi dělat moji práci líp?”.
Nechtějte odpověď hned, nechte druhého si to promyslet.
A pak? Ve zkratce: přijímejte feedback tak, aby vám ho chtěli ještě někdy dát znovu :)
1. Naše „plazí mozky“ nás v reakci na kritiku nejdřív pošlou do defenzivy, s tím moc nenaděláme. První vlnu emocí (strach, hněv, ponížení…) zklidníte už jedním hlubokým nádechem a výdechem. Když vám hlavou proletí, že ten druhý je úplný @#&!?, zkuste připustit, že možná má jen jiné informace nebo je jinak interpretuje.
2. Pozor na vlastní ego - může nám říkat, že my přece víme nejlíp, jak dělat svoji práci, a to pak vede ke znevažování nebo povrchnímu zpracování zpětné vazby, kterou dostáváme. Prostě promarněná šance se zlepšit.
3. Naslouchejte, abyste porozuměli, ne abyste odpovídali. Rozvíjejte mindset zvědavosti. „Slyším, co říkáš, děkuju.” nebo „To mě nenapadlo, řekni mi o tom víc.” je mnohem lepší než „Slyším, co říkáš, ale…”
4. Snažte se, aby stálo za to vám zpětnou vazbu dávat. Řekněte, co se s ní chystáte udělat dál. Neslibujte ale příliš, jen buďte srozumitelní, co se (ne)stane a kdy.
5. To, že oceníte otevřenost druhého, ještě neznamená, že feedback bez výhrady přijmete. Dejte najevo, že jste dotyčnému vděční za to, že je ochotný vás kritizovat. „S touhle zpětnou vazbou nesouhlasím, ale jsem rád/a, že jsi mi řekl/a, co si myslíš. Zajímá tě, proč s tím nesouhlasím?"
Pár trendů posledních let
Jak už jsme si řekli, samotná podstata mezilidské komunikace se v čase příliš nemění. Jde nám o vzájemné pochopení, lepší vztahy, dosahování cílů a prostě spokojený život. Doba spíš přináší nové možnosti (a výzvy), které je užitečné vzít do hry.
Ať už na poli technologií nebo způsobů spolupráce.
1. Využití AI nástrojů: váš kouč nebo konzultant
Umělá inteligence může být skvělý asistent pro analýzu vaší komunikace. Nechte si poradit ke stylu psaní, tónu a srozumitelnosti e-mailů nebo dokumentů. Zkuste si nanečisto obtížný rozhovor, který potřebujete vést se svým kolegou.
Podrobně o možnostech využití AI v komunikaci psala ve svém článku Barbora Malinovská.
2. Video-zpětná vazba: krátká, konkrétní, účinná
Ať už je využijete v náboru nebo při běžné práci v remote týmu, krátké videozprávy jsou poutavější než text a umožňují komunikovat i neverbálně.
Chcete poslat kolegovi připomínky k návrhu projektu? Dát kandidátce vědět, co vás zaujalo na jejím LinkedIn profilu nebo kde vidíte mezery ve zpracovaném úkolu? Nástroje typu Loom vám snadno pomůžou posunout feedback na další level.
Mimochodem, i nahraná hlasová zpráva místo textovky je o dost lepší. A to zdaleka není revoluční technologie letošního roku :)
3. Generační pnutí: „To za nás nebylo…”
Osobně se přikláním spíš k tomu, že individuální potřeby a preference jsou podstatnější než obecné generační charakteristiky. A vždycky platí, že úspěch feedbacku se měří uchem posluchače, ať už je příslušník GenZ nebo Boomer.
Nástroje, způsob předání a intenzitu sdělení proto volme podle toho, co vyhovuje našemu komunikačnímu parťákovi. Cílem je přece porozumění, vzájemné učení a rozvoj.
Jsem přesvědčená o tom, že bez ohledu na generaci se vždycky vyplatí laskavost a upřímnost.
4. Hybridní a remote týmy: přizpůsobte postupy zpětné vazby
Nové způsoby práce přináší určitá specifika, která je potřeba respektovat - kolegu neodchytneme na chodbě cestou ze schůzky nebo ráno v kuchyňce, na první pohled nevidíme, kdo je právě k dispozici nebo naopak potřebuje čas na nerušenou práci. Jak tedy zvýšit pravděpodobnost, že feedback bude mít potřebný efekt?
- Než někomu prostě zavoláte, napište mu/jí nejdřív zprávu do chatu, jestli má na vás pár minut.
- Jste leader? Dělejte takové mini-rozhovory dostatečně často, i když vy nemáte zrovna nic konkrétního - možná bude chtít něco sdílet naopak člen týmu.
- Formy, frekvence, vhodný čas - snažte se respektovat preference druhého (takové informace můžou být součástí vašich týmových dohod).
Zpětná vazba, pokud je správně podaná a dobře přijatá, může být opravdu cenným darem. Jako i v ostatních komunikačních kompetencích, je dobré držet prst na tepu doby, sledovat trendy a přitom nezapomínat na zlatá dobrá základní pravidla.
Pokud vás téma leadershipu a toho, jak svůj tým nebo firmu dobře vést zajímá, určitě se podívejte na další články v této rubrice na našem blogu.
Také se nezapomeňte přihlásit k odběru našeho newsletteru, aby vám článek neutekl.
Dávat zpětnou vazbu může být někdy obtížné, ale pokud budete mít dobrý úmysl a dodržíte tyto základní principy, jistě padne na úrodnou půdu.
Změňte to.
Autorka článku: Bohunka Hihlánová
je H(uman) R(elations) profesionálka s téměř 20 lety praxe. Rozvíjí lidi, týmy a kulturu ve firmách, protože věří, že dobrá práce je jeden z předpokladů dobrého života.
Jako konzultantka, lektorka a koučka učí zpětnou vazbu, podporuje lídry a HR manažery, vede změnové HR projekty.
Zdroje:
1. Bohunka Hihlánová
https://www.hihlanova.cz
Odebírejte novinky ze světa komunikace!
Další zajímavé články? Máme:
Toxické myšlenkové vzorce a jak na ně
Každý člověk si žije tak trochu ve svém vlastním světě. Ten je unikátní a přímo odráží zkušenosti a vliv okolí, kterým daná osoba byla za dobu svého života vystavena. Problém nastane, když se tyto malé rozdíly spolu střetnou a ty na pohled nejzjevnější věci můžou být spouštěčem těch největších konfliktů. V takové situaci ztrácíme schopnost chápat pohled druhého a jeho vidění je v naší realitě nelogické a nemožné. Jak se tedy stane, že na první pohled očividnou skutečnost vnímáme tak zásadně rozdílně? Příčinou jsou naše mentální modely. Nikdo z nás totiž nevidí realitu takovou, jaká skutečně je. Obraz, který se nám tvoří v mysli, je souborem vzorců reprezentující naše minulé prožitky, životní přesvědčení, světonázor a k finálnímu výsledku přidáme i různá zkreslení. Dohromady naše mentální modely dávají mozaiku toho, jak si myslíme, že svět funguje.
Jak koučovací dovednosti ovlivní vaši komunikaci?
Co se stane, když se začnete učit koučovacím dovednostem: Začnete myslet i mluvit jinak. Na počátku bylo slovo. Je důležité, co říkáme. Tomu předchází to, co si myslíme. Ale mnoho lidí zůstane jen u těch slov, ať už vyřčených nebo těch v hlavš. Co je v životě hybnou silou, je čin. To, co uděláte. Ne to, co říkáte, že uděláte nebo o tom jen přemýšlíte. To je jako, když jdete na kurz xy, poslechnete si ho, ale informace z něj neuvedete do praxe. Nebo když čtete seberozvojové knížky. A tím čtením to skončí. Neuvedete získané vědomosti do svého reálného života.
Quo vadis, lídršite?
V lednu a únoru jsem na LinkedIn psal sedmidílný seriál na téma Očekávání od lídra v 21.století. Vycházel jsem z článku od Gallupu z předcovidového roku 2019 a revize z 2021 a zmapoval jsem sedm oblastí, ve kterých by měl lídr aktivně vystupovat, pojmenoval případná úskalí a také možné cesty, jak toto očekávání druhých naplnit. A to mě přivedlo na myšlenku napsat článek, který by se na leadership podíval z té druhé stránky. Tedy leaderSHITU (nebo krásně česky lídršitu). Soubory chování a přístupů, které jsou přesným opakem toho, jak bychom dnes měli/chtěli fungovat a tvořit moderní, lidské organizace, které umí pracovat se silnými stránkami lidí, jejich rozličnými osobnostmi a dovednostmi, přístupy a způsoby uvažování. Jak poznáte lídršit v praxi? Jak rozpoznáte, že vás vede člověk, který spadl do žumpy lídršitu? A co když vy sami vedete lidi - co vidíte, když se podíváte do zrcadla?
Pět zdrojů komunikačního nesouladu
Když učím své klienty mluvit anglicky, často narážíme na jeden z jejich typických strachů: „Co když mi druhá strana nebude rozumět?" Obava z jazykové bariéry je na místě, dokáže nám někdy pěkně zavařit. Když ale mluvíme všichni stejným jazykem, měla by být míra nedorozumění velmi nízká až nulová, ne? Když se nad tím zamyslíme, není to tak. I v situacích, kdy mluvíme s jiným rodilým mluvčím češtiny nebo jiného našeho rodného jazyka, který ovládáme perfektně, pozoruhodně často se stává, že si neporozumíme a potom řešíme vysvětlování, dodatečný kontext a snažíme se druhému vysvětlit, co jsme naším sdělením vlastně mysleli. Na vině je komunikační nesoulad. O co se jedná a jak se mu můžeme vyhnout?
Trénujte mezilidskou komunikaci s pomocí AI nástrojů
Rozšíření AI nástrojů může budit dojem, že mezilidská komunikace brzy nebude potřeba. V dnešní digitální éře je však komunikace klíčová. Ať už se jedná o profesní život, osobní vztahy, nebo online interakce, efektivní komunikace nám umožňuje dosahovat cílů, budovat si pevné vazby a žít spokojenější život. Díky AI dnes existují nástroje, které nám pomohou naše komunikační dovednosti posunout na další úroveň. Stačí jen chtít. Mezi ty nejrozšířenější patří nástroje generativní umělé inteligence jako Gemini od Google nebo ChatGPT od OpenAI. Tyto nástroje, poháněné umělou inteligencí, dokáží simulovat lidskou konverzaci a poskytovat nám cennou zpětnou vazbu na naše komunikační styly.
Vyšplhejte po žebříku úsudků k lepším závěrům
Kolik je jedna a jedna? Možná bez zaváhání řeknete, že dvě, a možná vás i dnes stejně jako v dětství udiví, že správná odpověď není takhle jednoznačná. Jedna a jedna totiž může být i 11. Co je to za blbost? To přece nedává smysl!? Ale ano. Dává. Když se na otázku podíváte pořádně. Tohle je jen jeden z příkladů hádanek, které jsme si navzájem rádi dávali hlavně jako děti. Jak jsme se ale mohli nechat tak nachytat i teď, když jsme dospělí a rádi o sobě uvažujeme jako o životem protřelých a zkušených?
Čtyři komunikační přešlapy, kterými spolehlivě odradíte každého kandidáta
Přilákat talentované kandidáty se v posledních letech stává poměrně náročnou disciplínou. Když už se do toho pustíte, dbejte na to, abyste své potenciální kandidáty zbytečně neodradili během výběrového řízení. V tomto článku se podíváme na čtyři nejčastější komunikační přešlapy, které k tomu mohou vést.
VIDEO: Malé experimenty jako klíč k růstu
Změnu vnímáme jako něco velkého. Je to v našich očích taková magie. Najednou si všimneme, že se člověk, kterého dobře známe, chová úplně jinak. Najednou třeba při konfliktu nekřičí, ale mlčí. Nebo si klademe otázku, jak se to stalo, že náš soused má najednou, jakoby ze dne na den o deset kilo míň?! Změna se ale skutečně neděje přes noc. K opravdové a trvalé změně, zejména pokud přijde na změnu vzorců chování, dochází vždy postupně po malých částečných úpravách. To, jak změnu vnímáme jako něco velkého, nás činí méně odvážnými se do ní pustit. V říjnu měl náš Šimon možnost vystoupit na TEDx konferenci na své Alma Mater UNYP v Praze a představit publiku v rámci svého talku koncept malých experimentů a toho, proč jsou klíčem ke smysluplnému a udržitelnému růstu. A to je rozhodně An Idea Worth Spreading. Tak nečekejte a hned si ho pusťte!
Jak (ne)mluvit tak, aby druzí chtěli poslouchat
Mluvení před publikem je velká věda. O dost větší, než by se mohlo zdát. A je úplně jedno, zda prezentujete kolegům výsledky svého týmu, přednášíte návrh před boardem, nebo mluvíte k publiku na konferenci. Máte skvěle připravenou prezentaci, kvalitní obsah a spoustu úderných myšlenek, které chcete předat. Bylo by škoda tohle všechno kompletně zabít špatnou formou. Ale vězte, že přesně tohle se děje až překvapivě příliš často. Určité formě veřejného mluvení se nevyhne téměř nikdo z nás. A pokud náhodou máte práci, při které nepotřebujete souvisle dlouhodobě mluvit k větším skupinám lidí, ani tak článek ještě nezavírejte. Existují totiž určité nešvary, které se promítají i do běžné konverzace a činí z našeho projevu pro posluchače někdy až nepříjemnou záležitost. Na co si tedy dát pozor a jak mluvit tak, aby druzí chtěli poslouchat?
Motivace, disciplína a jak nás ženou vpřed
Slova jako cíl, plán, nebo ukazatel pokroku patří dnes do slovníku asi každého z nás. Je jedno, jestli působíte ve výrobě, pracujete v kanceláři, vlastníte firmu nebo teprve studujete. Všichni víme, že je důležité vědět, kam jdeme, protože tím minimalizujeme riziko, že náš čas a úsilí vynaložíme zbytečně. Správně stanovený cíl je ale teprve začátkem cesty. Je důležité zajistit, abychom se na ni nejenom vydali, ale abychom na ní setrvali, drželi tempo a hýbali se, byť někdy pomalu, ale jistě směrem k vytoužené destinaci. Jakmile už se na cestu vyprávíme, velkou roli v našem setrvání na ní hrají motivace a disciplína. Dvě síly, které nás pohání kupředu, i když každá trochu jiným způsobem. Nevyplatí se spoléhat jen na jednu z nich, lepší strategií je seznámit se s oběma a umět je účelně využívat podle situace.
(Ne)komunikace ve firmě
Jak byste ohodnotili komunikaci ve svém týmu nebo celé firmě? Možná si říkáte, že funguje skvěle. Máte nastavené komunikační kanály, všichni znají společné dohody jak a kde co řešit a když někdo bude mít dotaz, dveře jsou otevřené. Stačí se zeptat. Možná to ale není všechno tak jednoduché. Co když se vaši lidé bojí otázku vznést? Mají snad strach z vás jako lídra? Odpověď nejen na tuto otázku v dnešním článku přináší Maja Bourková, rozmotávač myšlenek a průvodce podvědomím pro osobní i profesní život. Koučka a facilitátorka firemních kruhů, která se specializuje mimo jiné i na práci s emocemi ve firmě.
Dvakrát mlč, jednou mluv aneb zdrženlivost v komunikaci
Mluviti stříbro, mlčeti zlato. To je věta, kterou už každý z nás někdy slyšel. Málokdo se podle ní ale opravdu řídí. A tak někdy mluvíme dřív, než myslíme. A dost často to má katastrofální důsledky. Zdrženlivost nebo jednoduše umění mlčet je základní komunikační dovedností, která vás nejen uchrání před přešlapy zaviněnými zbrklostí, ale pomůže vám také prohloubit konverzaci jako takovou a vaše vztahy s druhými. Co tedy zdrženlivost je a jak ji aplikovat v komunikaci?