Jak vám reflektivní setkání pomohou k vyšší efektivitě a jak je dělat správně

Po každém zdárně dokončeném projektu následuje oslava. Proti tomu nic nenamítáme. Ale pokud chcete z dlouhodobého hlediska růst a pracovat stále více efektivněji, zvažte zařadit do svých procesů ještě jedno setkání. Než se vydáte dál směrem k novému projektu, ještě se krátce ohlédněte za tím právě odškrtnutým.

Pravidelná reflexe práce, úkolů, zvolených postupů a spolupráce totiž značně přispívá nejen k soudržnosti týmů, ale umožňuje vám přesně identifikovat best practices a oblasti pro zlepšení. (1)

Na začátku každého projektu jsou cíle. Jejich správné nastavení a sledování je velké téma a nepochybně jejich kvalita ovlivní výslednou kvalitu procesu spolupráce a výstupu. Tím ale proces nekončí, respektive by neměl. Zejména v IT oblasti je dobrou praxí po každém zdárně dokončeném projektu uspořádat ještě retrospektivu.

Co to je a proč to možná potřebujete taky?

Co jsou reflektivní setkání

Jak si můžete být jistí, že jste svou práci odvedli dobře? Pro to má každý jiná měřítka. Jistě, stačí, že jsou odškrtaná všechna políčka v checklistu, všechno funguje, nic nechybí. A příště můžete stejný postup vesele aplikovat v podobných případech znovu. To nezní moc zábavně, že?

A ani inovativně. Paradoxem dnešní doby je neustálý tlak na efektivitu a zlepšování se, ale mnoho věcí a činností děláme automaticky stejně tak, jako nám zafungovalo poprvé. Od jednoho úkolu se plynule přesunujeme k dalšímu.
A právě tím se připravujeme o možný značný potenciál ke zlepšení, rozvoji a inovaci. (2)

Takovou situaci dobře řeší reflektivní setkání, coby poslední článek projektového procesu. Jedná se o meeting, na kterém se typicky schází celý tým a ohlíží se společně za právě dokončenou prací.

Společně identifikují, co by se dalo ještě zlepšit a hledají cestu vpřed tak, aby v dalším období pracovali efektivněji.

Agilní projektové řízení

Retrospektivy jsou významnou součástí agilního způsobu projektového řízení, jehož charakteristikou je právě práce v iteracích a průběžné změny způsobu práce. Narozdíl od druhého velmi využívaného vodopádového přístupu, kdy se projekt plánuje a řídí v rámci jedné velké fáze, agilní přístup rozděluje projekt na menší iterace, které jsou průběžně testovány a upravovány na základě zpětné vazby od zákazníka a týmu.

Agilní řízení se často používá v IT a vývoji softwaru, ale je vhodným nástrojem v jakékoli oblasti, kde je důležité pružně reagovat na změny a neustále zlepšovat procesy. (3)

Role a cíl retrospektiv nejen v agilním procesu

Aby bylo možné změny a zlepšení vhodně cílit, je nejdříve nutné identifikovat, jaké oblasti se budeme snažit rozvinout. Právě k tomu mimo jiné slouží reflektivní setkávání. Typický proces hledání příležitostí pro zlepšení zahrnuje několik kroků:

1. Shromáždění dat
Na začátku retrospektivy dá tým hlavy dohromady a diskutuje o výsledcích poslední iterace. Velkou roli zde hraje otevřenost, upřímnost a v neposlední řadě zájem na zlepšení. Sdílí se názory, zkušenosti a zpětná vazba. Výsledkem je velká hromada toho, co většinou nebylo úplně ideální.

2. Kategorizace dat 
Jakmile jsou data shromážděna, tým je rozdělí do několika kategorií, jako jsou například procesy, komunikace, technologie, kvalita a další. Tato fáze je hotová, když každý návrh jasně spadá pod jednu vytyčenou kategorii.

3. Prioritizace oblastí ke zlepšení 
Poté, co jsou data rozdělena, se tým snaží vybrat několik nejdůležitějších oblastí, které potřebují vylepšit. Na konci tohoto kroku by měl tým jasně vědět, nad kterými oblastmi se zamyslet.

4. Návrh řešení
Jakmile tým ví, jaká jsou nejslabší místa, může je ošetřit. Zde se už z pohledu do minulosti pomalu překlápíme do budoucna a uvažujeme, jak by vylepšení mělo vypadat a také jak by to mohlo ovlivnit výsledný produkt. Výstupem je konkrétní návrh činností, které tým nebo členové provedou, ideálně s termíny dokončení.

5. Implementace změn
Posledním krokem je aplikace plánovaných změn. Tým během další iterace nebo běžného fungování jedná podle domluveného plánu a sleduje, jak se změny odrazí na výsledném produktu a jejich celkové výkonnosti a spokojenosti.

Na dalším reflektivním setkání je pozornost věnována i vyhodnocení dopadů provedených změn. Takto mohou týmy správně a rychle přizpůsobovat svůj pracovní proces tak, aby šetřily čas, peníze a věci prostě fungovaly lépe ke spokojenosti všech. To ale není jediným benefitem reflektivních setkání. (4)

Retrospektivy jsou takovou zastávkou se zamyšlením na cestě týmu k výslednému výstupu. Je to, moment, kdy přerušíte chůzi a zamyslíte se nad tím, jestli opravdu jdete po nejsnazší a nejkratší cestě k cíli. Zkrátka, jestli momentálně řešíte danou věc nejlepším možným způsobem.
Jejím výstupem je úprava chování a procesů tak, aby se vám v dalším úseku cesty šlo co nejlépe.

Může se ale stát, že se spoustou toho, jak poslední iterace proběhla, jste spokojení. Co pak?

Není to vše jen negativní

Ač by se tak mohlo zdát, nejedná se o negativistické setkání s cílem najít co nejvíce problémů. Úplně stejně důležité je totiž při reflektivních setkáních zkoumání toho, co se nám dařilo dobře, s čím jsme spokojeni a rozhodně to chceme zachovat.

Dalšími tématy je běžně i to, jaké činnosti nebo věci nám úplně chybí, chtěli bychom je zavést a které nám přijdou nesmyslné a dle našeho názoru je načase se jich zbavit.

Váš výsledný plán tedy sestává z komplexního výčtu toho, v čem pokračovat, co zavést, čeho se zbavit, co nově implementovat a co změnit. (5)

Další přínosy retrospektiv

Zlepšení procesů a výsledků ale není jediným důvodem pro zařazení reflexí do vašeho plánu práce.

Retrospektivy jsou skvělým tréninkem komunikace a zlepšují spolupráci v týmu. Tým má možnost sdílet své názory, pocity a zkušenosti a společně hledat řešení. To vede k lepšímu porozumění, důvěře a efektivnímu řešení problémů.

Tím, že členové týmu mají možnost aktivně měnit to, co jim nevyhovuje, se vyhnou rostoucí frustraci z nefunkčního. Možnost něco významně ovlivnit a spolurozhodovat o tom, jak půjdeme dál, zvyšuje autonomii, pocit smysluplnosti a naplnění z vlastní práce.

Lidé se cítí více zapojení a motivovaní, což vede k jejich celkové vyšší angažovanosti a spokojenosti.Pro mnohé firmy je změna strašákem a velmi těžce se prosazuje sebemenší odchylka od zaběhnutého. V případě práce, jejíž součástí jsou pravidelné retrospektivy, se s žádnou nevolí nesetkáte. Počítejte spíše s nadšením.

Změna je vnímána jako nástroj, ne příkoří a není nutno dodávat, že takový mindset vašeho týmu je v době rychlého vývoje a trendů minimálně výhodný.

Dalším benefitem je zvyk týmu na učení se a rozvoj, orientace na hledání řešení a inovativní mindset. V neposlední řadě je tým pravidelně v kontaktu a sleduje, jak pod jejich rukama rostou hmatatelné výsledky a konkrétní zlepšení, z nichž všichni profitují. Je to skvělý prostředek pro stmelení týmu a budování pozitivní atmosféry. (1)

Tento výčet mluví sám za sebe a myslím, že každý tým by si měl reflektivní setkání vyzkoušet. Můžete je implementovat, i pokud nepracujete v iteracích a určit si jejich frekvenci například vždy na konci týdne nebo měsíce. Je to jen nástroj a je na vás, jak ho použijete.
Nikdy nezapomínejte, že mapa není terén, jak jsme popsali v našem dalším blogovém článku ZDE >>>.

Jak správně na reflektivní setkání

Tak jo, chcete uspořádat nebo jen vylepšit svá reflektivní setkání, ale nevíte, jak na to? Dobrá zpráva, fantazii se meze nekladou. Přesto jsme si pro vás připravili výčet základních nosných pilířů, o které můžete svoji retrospektivu s klidem opřít.

Jakkoliv specifický typ, pořád je to meeting.

Žádáte nemalý počet lidí o jejich čas, tak by to za to mělo stát. Určitě vám neuškodí osvěžit si několik základních pravidel a tipů, jak na smysluplné meetingy, třeba s naším článek na toto téma ZDE >>>.
Tipy pro online meetingy pak najdete TADY >>>.

Stanovte cíl, seznamte účastníky s tím, co se bude dít a co od nich čekáte. Začněte včas a skončete… až budete hotoví.

Co to znamená? Toto je jeden z bodů, ve kterém se mohou reflektivní setkání lišit od klasických meetingů, i když ty by z jeho zavedení výrazně benefitovaly také. Retrospektiva nemá danou minimální délku. Má jen maximální časový budget a může tak trvat kdekoli od 5 minut do celé stanovené délky.

A pokaždé to může být jiné. Proč tomu tak je?

Název tohoto bodu nemá být klišé.
Jedním z principů retrospektivy je dobrovolnost a premisa, že každý sdílí jen to, co sdílet chce. Cílem není přijít a snažit se za každou cenu něco najít, abychom zaplnili tabulku. Je v pořádku nemít názor, je v pořádku něco nesdílet nebo nesdílet vůbec nic. Jde vám primárně o to, co si vaši lidé skutečně myslí. A někdy toho bude více, někdy méně.

Fantazii se meze nekladou. Vaše retrospektiva může být třeba kompletně neřízená. Pokud to vašemu týmu vyhovuje, klidně můžete začít brainstormingem, pak společně nápady utřídit a řešit další postup skrze diskuzi. Je na vás, jestli budete zapisovat do dokumentu, psát a kreslit na flipchart nebo tabuli a nebo použijete tabulky.

Pokud vám to zní monotónně, a až moc kancelářsky, určitě vás potěší nepřeberná sbírka variant reflektivních modelů, které pokrývají všechny důležité oblasti, které je třeba probrat a jsou dostatečně přehledné, ale zároveň zajímavé pro uživatele.

Běžně používanými typy jsou:

Start-Stop-Continue
Jednoduchý typ, který tvoří tři kategorie. Můžete pro každou oblast (komunikace, procesy…) vytvořit speciální papír, flip, dokument nebo tabulku a přidávat jednotlivé činnosti, které chcete zachovat, zrušit nebo zavést.

DAKI (Drop, Add, Keep, Improve)
Rozšiřuje předcházející typ o ještě jednu možnost – co zlepšit. Využití je podobné jako u předchozího modelu.

Glad, Sad, Mad
Tento typ modelu se zaměřuje na identifikaci pozitivních, negativních a frustrujících aspektů práce a procesů nebo fungování týmu. Jde na to přes pocity, které jsou skvělým indikátorem nutnosti změny nebo naopak přání něco zachovat.

Hvězdice
Další rozšíření oproti DAKI typu modelů přináší Starfish model, který obsahuje kategorie uspořádané do podoby mořské hvězdice - začít, přestat, pokračovat, dělat více a dělat méně. Existuje i mnoho jeho variant s jinými kategoriemi (změnit, inovovat…)

Plachetnice
Asi nejvíce gamifikovaný typ reflektivního modelu. Tento model se zaměřuje na identifikaci silných stránek, překážek, cílů a akcí. Tým si představuje, že pluje na plachetnici a identifikuje, co ho táhne vpřed (silné stránky), co ho brzdí (překážky), kam chce plout (cíle) a jaké akce by měl podniknout, aby dosáhl svých cílů. Svoji plachetnici si můžete pro více zábavy i nakreslit.

Už ze základních typů máte dost slušně na výběr, ale tím, že projektový management je oblastí skutečně kreativní a inovativní, ke každému hlavnímu typu modelů existuje skutečně nepřeberné množství variant, které se liší většinou grafickým zpracováním (smajlíky, barvy, kosmická loď místo plachetnice) nebo názvy jednotlivých kategorií. Stačí si vybrat základní typ modelu a pak zpracování, které vašemu týmu sedne nejlépe na míru. Můžete si dosyta vyhrát. Pěknou zásobu modelů připravených k použití najdete například ZDE >>>.

I ten nejbarevnější a nejzábavnější nástroj se ale časem omrzí.

A zabijákem progresu a motivace je rutina. Bojujte proti ní a pravidelně měňte způsoby, jakými své retrospektivy vedete. Zapojte do hry gamifikaci. Sbírejte data pomocí hry na džina v lahvi, dostaňte se k jádru problému pomocí opakované otázky proč, najděte řešení pomocí simulace vaření polévky a na závěr rozhodněte, jaký meme nejlépe odráží vaše dnešní setkání.

To jsou jen příklady, kam až s aktivitami můžete zajít. Užijete si spoustu zábavy. Nemusíte je vymýšlet ani zadávat umělé inteligenci. Využijte tento nástroj, který vám nabídne stovky aktivit na každou část vaší retrospektivy.

S velkou pravděpodobností budete schopni vygenerovat kvanta nápadů. Ale nesnažte se je probrat a vyřešit všechny. Nezapomínejte, že jedním z kroků je prioritizace, která je nesmírně důležitá. Byla by ale škoda jen tak zahodit vše ostatní, co v daný den prioritu nedostalo. Tyto výstupy uchovejte a zapojte je v příští retrospektivě jako inspiraci, nebo je distribuujte členům týmu k zamyšlení v mezičase.

Netřeba říkat, že výsledkem retrospektivy by vždy měl být plán „co dál“ a konkrétní akční kroky. Nezapomeňte sledovat jejich plnění a další vývoj, jen tak vám totiž bude reflektivní setkání opravdu plně prospěšné.

Ať už jste o reflexích dnes četli poprvé, nějakou dobu už nad nimi přemýšlíte, nebo jste v jejich pořádání matadory, vždy je možnost se zlepšit a vytěžit z týmové retrospektivy víc. To je ostatně i její podstata. Zkoušejte, vyhodnocujte a měňte nefunkční na více efektivní. Znovu a znovu.

Pokud vás téma leadershipu a toho, jak efektivně vést týmy a celkově pracovat zajímá, určitě se podívejte na naše další blogové články na toto téma. Zajímavé pro vás mohou být i webináře pro veřejnost zdarma v rámci naší akadeMMie, kde se věnujeme zejména mindsetu a komunikaci.

A nezapomeňte se přihlásit k odběru našeho newsletteru, aby vám neunikl žádný z našich dalších článků.

Když chcete jít rychle dopředu, někdy je třeba se nejdříve ohlédnout zpět. Pokud jste reflektivní setkání ještě nezkusili, nečekejte a

Změňte to.

Autor článku: Gabriela Gargošová

Zdroje:

1. Geekbot. (2023, March 1). The Power of Team Reflections Meetings: Building a Stronger Team. Geekbot blog. 
2. Retrium. (2021, April 30). How to make your team more productive: Host a retrospective. Retrium blog. 
3. Teamwork.com. (2019, March 4). Agile Project Management - The Beginners Guide. Teamwork.com. 
4. Derby, E., & Larsen, D. (2006). Agile Retrospectives: Making Good Teams Great. Pragmatic Bookshelf.
5. Atlassian Team Playbook. (2021, April 7). How to Run an Agile Retrospective Meeting with Examples. Atlassian Team Playbook. 
6. Mural. (2023, April 27). How to Run a Retrospective Meeting in 6 Steps. Mural. 
7. RainFellows. (2020, May 1). Rozpalte vaše retrospektivy! RainFellows.

Další zajímavé články? Máme:

Změňte to.