5 tipů pro smysluplnější meetingy
Březen 20, 2023
Jak vypadá váš kalendář? Možná v něm svítí na sebe těsně navazující meetingy od rána do pozdního odpoledne. To vypadá jako skutečně produktivní den!
Co když je ale realita taková, že běžíte (nebo se přepojujete) z jednoho meetingu na druhý a tak tak mezitím stíháte skočit na toaletu a pro kávu, jen abyste zjistili, že v případě dobré poloviny z nich by se nic nestalo, kdybyste tam vůbec nebyli?
Máme meeting pro meeting
Každý týden máme týmovou poradu. To tak prostě je. Všichni s tím počítají, jsou na to zvyklí. A taky si dost možná většina kolegů s sebou bere počítače a vyřídí si alespoň e-maily. Porada totiž probíhá každý týden úplně stejně a už dlouho se nestalo, že bychom na ní přišli na něco nového, vyřešili nějaký problém, nebo o něčem důležitém diskutovali. Ale to už je tak nějak standard.
Naší nejcennější komoditou je čas. Můžeme se snažit sebevíc, ale pokud ho promrháme, už ho nikdy nenaženeme. Proč tedy sedět hodinu v zasedačce ve výsledku úplně zbytečně?
Na druhé pomyslné misce vah nám leží minimálně šedesát minut soustředěné práce. Pokud svým lidem dovolíte ji využít, jistě to povede k větší efektivitě. (2)
Tip #1: Zrevidujte si své stávající meetingy
Kriticky se zamyslete nad všemi pravidelnými meetingy, které máte. Pátrejte po jejich účelu, cíli a přínosu.
- Proč se potkáváme?
- Co chceme řešit?
- A jaké jsou dlouhodobě výstupy takových setkání?
Pokud odpovědi nenajdete, nebo nejsou zrovna pozitivní, nemá meeting právo na existenci a je ztrátou času.
One (wo)man show
Šéf se rád poslouchá… tak uspořádal meeting a pozval si diváky. Tedy, účastníky, samozřejmě.
V prvních pár minutách se snažíte orientovat v tom, o čem vlastně schůzka bude, protože agenda je dosti úsporná.
Nějak nechápete, jaká je vaše role a jaký má být váš přínos. Po deseti minutách otvíráte telefon a pod stolem si čtete příspěvky na LinkedIn. Protože ten meeting, který se děje kolem vás se vás netýká. Ani ostatních účastníků.
Šéf vás prostě chtěl o něčem informovat, tak to vzal plošně a pozval všechny. Tohle mohl být úplně v klidu e-mail…
Tip #2 Je meeting opravdu ta správná forma?
To je ta zásadní otázka. Jistě, svolat meeting je jednoduché řešení. Mám nápad nebo nějaké zprávy, tak si pozvu ostatní a probereme to. Jenže… Znovu se vracíme k respektu k času spolupracovníků.
Meeting by rozhodně neměl být prvním a všespásným nástrojem pro řešení jakékoli záležitosti. Naopak by měl figurovat mezi posledními možnostmi. Plánování a pořádání efektivních schůzek je věda a vyžaduje pečlivou přípravu a strategické zamyšlení nad účastníky, délkou, formou, cílem, agendou a podobně.
Než tedy pošlete pozvánku do kalendáře, položte si otázku, za jakým účelem chcete lidi vytrhnout z jejich dne a přivést je všechny na jedno místo.
Pokud jim chcete něco oznámit nebo provést něco podobného charakteru, co nevyžaduje například diskuzi a vstupy od ostatních pozvaných, komunikujte informace prostřednictvím e-mailu, krátkého videa, chatu nebo jiného asynchronního kanálu.
Organizovaný chaos a nulový výstup
Půlka lidí jde pozdě, protože jim právě skončil jiný meeting, který se holt o 15 minut protáhl, no. Velká část kolegů je nepřipravených a na dotazy ohledně konkrétních dat jen krčí rameny, že je po schůzce dohledají a pošlou mailem. Tak když už k rozpočtu nemáme data, co ten výroční večírek? A jak budeme organizovat teambuilding?
Vyřešili jste toho nakonec spoustu… až na ten rozpočet, kvůli kterému jste se původně sešli. A na těch posledních 20 minut, kdy se Karel s Janou skoro pohádali, jste tam asi nutně být nemuseli...
Tip #3: Role facilitátora
Každý meeting potřebuje svého facilitátora. Tedy toho, kdo jej vede. Sleduje čas, hlídá, aby se neodbočilo od agendy, aby se všichni dostali ke slovu. Tato role je nesmírně důležitá a neplatí, že ten kdo meeting svolává jej nutně musí i facilitovat.
Vést schůzky je umění a zároveň nutná kompetence, pokud nechcete jen ztrácet čas. Věnujte pozornost výběru facilitátora nebo tréninku svých dovedností v této oblasti. Případně si pozvěte externistu, který se této role zhostí.
Tip #4: Agenda jako páteř meetingu
To, jestli společně strávený čas k něčemu bude, výrazně ovlivníte tím, jak se na něj připravíte. Promyslete cíl, počet účastníků a jejich konkrétní přínos, formu a pak si opravdu dobře připravte agendu.
Ta je naprostou nutností a i projevem slušnosti vůči lidem, které zvete. Dává jim nejen představu o cíli schůzky a jejich roli v jeho dosažení, ale komunikuje také vaše očekávání a nutnost přípravy. Dává pozvaným možnost vidět, co je čeká, a pokud nevidí svoji účast jako nutnou, omluvit se. Ukažte svým lidem, že máte plán a že s časem, o který je žádáte, naložíte maximálně efektivně. Že si ho a jich vážíte.
„Takže na ten rozpočet se potkáme příští týden no…
Už to bude určitě lepší.“
Nebo ne? Vzhledem k tomu, že neexistuje zápis, je dost pravděpodobné, že se valná většina času stráví tím, co se už řešilo dnes.
Tip #5: Co je psáno, to je dáno
A co není v zápise, jakoby se nestalo.
Jak se kolegové, kteří se nedostavili kvůli nemoci, ale jsou pro téma důležití, dozví, co se řešilo? V tomto případě nespoléhejte na lidskou paměť a to, že si to mezi sebou řeknou s někým, kdo se účastnil. Lidé zapomínají polovinu z toho, co se řešilo v okamžiku, kdy vyjdou dveřmi. (4) A to ještě za předpokladu, že dávali pozor celou dobu! Pokud je navíc hned v zápětí čeká další schůzka, okamžitě svou pozornost přepínají na ni a ta uplynulá upadá v zapomnění.
Zápis je klíčem k tomu, aby meeting měl skutečně nějaký dopad. Můžete si ho klidně psát přímo do agendy. Neměl by to ale zároveň být přepis.
Zkuste zaznamenat klíčové kroky, odsouhlasená rozhodnutí v každé záležitosti a úkoly pro účastníky, které z meetingu vyplynuly včetně konkrétních deadlinů.
Nezapomeňte zápis po meetingu rozeslat všem zainteresovaným osobám a požádat je o jeho revizi. Můžete jim rovnou i poděkovat za účast, přece jen si ten čas vyčlenili konkrétně pro vás a s aplikací výše uvedených tipů toho pravděpodobně nelitují.
Zápis zužitkujte i při přípravě agendy případných navazujících meetingů. Ujistěte se, že podle něj i pohlídáte, zda jsou úkoly plněny a nakolik.
Konkrétní tipy a best practices, jak řešit svízelné situace před, během i po meetingu tak, abyste dosáhli maximální efektivity, sdílíme na jednom z našich firemních a otevřených workshopů.
Začít své schůzky zefektivňovat ale můžete už teď, a to právě se základním checklistem, který vyplývá z tohoto článku. Pokud tedy máte pocit, že by vaše meetingy mohly být o něco lepší, na nic nečekejte a
Změňte to.
Autor článku: Gabriela Gargošová
Zdroje:
(1) Time Wasted In Meetings: 30 Meeting Statistics. (2023). Golden Steps ABA
(2) Focused Work Hours: How Productive Are Your Employees? (2023). Indeed
(3) Zippia. (2023). 28+ Incredible Meeting Statistics [2023]: Virtual, Zoom, In-Person Meetings And Productivity" Zippia.com.
(4) How Much Do People Remember from Meetings and Presentations? (2015). Presented
Odebírejte novinky ze světa komunikace!
Další zajímavé články? Máme:
Jak koučovací dovednosti ovlivní vaši komunikaci?
Co se stane, když se začnete učit koučovacím dovednostem: Začnete myslet i mluvit jinak. Na počátku bylo slovo. Je důležité, co říkáme. Tomu předchází to, co si myslíme. Ale mnoho lidí zůstane jen u těch slov, ať už vyřčených nebo těch v hlavš. Co je v životě hybnou silou, je čin. To, co uděláte. Ne to, co říkáte, že uděláte nebo o tom jen přemýšlíte. To je jako, když jdete na kurz xy, poslechnete si ho, ale informace z něj neuvedete do praxe. Nebo když čtete seberozvojové knížky. A tím čtením to skončí. Neuvedete získané vědomosti do svého reálného života.
Quo vadis, lídršite?
V lednu a únoru jsem na LinkedIn psal sedmidílný seriál na téma Očekávání od lídra v 21.století. Vycházel jsem z článku od Gallupu z předcovidového roku 2019 a revize z 2021 a zmapoval jsem sedm oblastí, ve kterých by měl lídr aktivně vystupovat, pojmenoval případná úskalí a také možné cesty, jak toto očekávání druhých naplnit. A to mě přivedlo na myšlenku napsat článek, který by se na leadership podíval z té druhé stránky. Tedy leaderSHITU (nebo krásně česky lídršitu). Soubory chování a přístupů, které jsou přesným opakem toho, jak bychom dnes měli/chtěli fungovat a tvořit moderní, lidské organizace, které umí pracovat se silnými stránkami lidí, jejich rozličnými osobnostmi a dovednostmi, přístupy a způsoby uvažování. Jak poznáte lídršit v praxi? Jak rozpoznáte, že vás vede člověk, který spadl do žumpy lídršitu? A co když vy sami vedete lidi - co vidíte, když se podíváte do zrcadla?
Pět zdrojů komunikačního nesouladu
Když učím své klienty mluvit anglicky, často narážíme na jeden z jejich typických strachů: „Co když mi druhá strana nebude rozumět?" Obava z jazykové bariéry je na místě, dokáže nám někdy pěkně zavařit. Když ale mluvíme všichni stejným jazykem, měla by být míra nedorozumění velmi nízká až nulová, ne? Když se nad tím zamyslíme, není to tak. I v situacích, kdy mluvíme s jiným rodilým mluvčím češtiny nebo jiného našeho rodného jazyka, který ovládáme perfektně, pozoruhodně často se stává, že si neporozumíme a potom řešíme vysvětlování, dodatečný kontext a snažíme se druhému vysvětlit, co jsme naším sdělením vlastně mysleli. Na vině je komunikační nesoulad. O co se jedná a jak se mu můžeme vyhnout?
Trénujte mezilidskou komunikaci s pomocí AI nástrojů
Rozšíření AI nástrojů může budit dojem, že mezilidská komunikace brzy nebude potřeba. V dnešní digitální éře je však komunikace klíčová. Ať už se jedná o profesní život, osobní vztahy, nebo online interakce, efektivní komunikace nám umožňuje dosahovat cílů, budovat si pevné vazby a žít spokojenější život. Díky AI dnes existují nástroje, které nám pomohou naše komunikační dovednosti posunout na další úroveň. Stačí jen chtít. Mezi ty nejrozšířenější patří nástroje generativní umělé inteligence jako Gemini od Google nebo ChatGPT od OpenAI. Tyto nástroje, poháněné umělou inteligencí, dokáží simulovat lidskou konverzaci a poskytovat nám cennou zpětnou vazbu na naše komunikační styly.
Vyšplhejte po žebříku úsudků k lepším závěrům
Kolik je jedna a jedna? Možná bez zaváhání řeknete, že dvě, a možná vás i dnes stejně jako v dětství udiví, že správná odpověď není takhle jednoznačná. Jedna a jedna totiž může být i 11. Co je to za blbost? To přece nedává smysl!? Ale ano. Dává. Když se na otázku podíváte pořádně. Tohle je jen jeden z příkladů hádanek, které jsme si navzájem rádi dávali hlavně jako děti. Jak jsme se ale mohli nechat tak nachytat i teď, když jsme dospělí a rádi o sobě uvažujeme jako o životem protřelých a zkušených?
Čtyři komunikační přešlapy, kterými spolehlivě odradíte každého kandidáta
Přilákat talentované kandidáty se v posledních letech stává poměrně náročnou disciplínou. Když už se do toho pustíte, dbejte na to, abyste své potenciální kandidáty zbytečně neodradili během výběrového řízení. V tomto článku se podíváme na čtyři nejčastější komunikační přešlapy, které k tomu mohou vést.
VIDEO: Malé experimenty jako klíč k růstu
Změnu vnímáme jako něco velkého. Je to v našich očích taková magie. Najednou si všimneme, že se člověk, kterého dobře známe, chová úplně jinak. Najednou třeba při konfliktu nekřičí, ale mlčí. Nebo si klademe otázku, jak se to stalo, že náš soused má najednou, jakoby ze dne na den o deset kilo míň?! Změna se ale skutečně neděje přes noc. K opravdové a trvalé změně, zejména pokud přijde na změnu vzorců chování, dochází vždy postupně po malých částečných úpravách. To, jak změnu vnímáme jako něco velkého, nás činí méně odvážnými se do ní pustit. V říjnu měl náš Šimon možnost vystoupit na TEDx konferenci na své Alma Mater UNYP v Praze a představit publiku v rámci svého talku koncept malých experimentů a toho, proč jsou klíčem ke smysluplnému a udržitelnému růstu. A to je rozhodně An Idea Worth Spreading. Tak nečekejte a hned si ho pusťte!
Jak (ne)mluvit tak, aby druzí chtěli poslouchat
Mluvení před publikem je velká věda. O dost větší, než by se mohlo zdát. A je úplně jedno, zda prezentujete kolegům výsledky svého týmu, přednášíte návrh před boardem, nebo mluvíte k publiku na konferenci. Máte skvěle připravenou prezentaci, kvalitní obsah a spoustu úderných myšlenek, které chcete předat. Bylo by škoda tohle všechno kompletně zabít špatnou formou. Ale vězte, že přesně tohle se děje až překvapivě příliš často. Určité formě veřejného mluvení se nevyhne téměř nikdo z nás. A pokud náhodou máte práci, při které nepotřebujete souvisle dlouhodobě mluvit k větším skupinám lidí, ani tak článek ještě nezavírejte. Existují totiž určité nešvary, které se promítají i do běžné konverzace a činí z našeho projevu pro posluchače někdy až nepříjemnou záležitost. Na co si tedy dát pozor a jak mluvit tak, aby druzí chtěli poslouchat?
Motivace, disciplína a jak nás ženou vpřed
Slova jako cíl, plán, nebo ukazatel pokroku patří dnes do slovníku asi každého z nás. Je jedno, jestli působíte ve výrobě, pracujete v kanceláři, vlastníte firmu nebo teprve studujete. Všichni víme, že je důležité vědět, kam jdeme, protože tím minimalizujeme riziko, že náš čas a úsilí vynaložíme zbytečně. Správně stanovený cíl je ale teprve začátkem cesty. Je důležité zajistit, abychom se na ni nejenom vydali, ale abychom na ní setrvali, drželi tempo a hýbali se, byť někdy pomalu, ale jistě směrem k vytoužené destinaci. Jakmile už se na cestu vyprávíme, velkou roli v našem setrvání na ní hrají motivace a disciplína. Dvě síly, které nás pohání kupředu, i když každá trochu jiným způsobem. Nevyplatí se spoléhat jen na jednu z nich, lepší strategií je seznámit se s oběma a umět je účelně využívat podle situace.
(Ne)komunikace ve firmě
Jak byste ohodnotili komunikaci ve svém týmu nebo celé firmě? Možná si říkáte, že funguje skvěle. Máte nastavené komunikační kanály, všichni znají společné dohody jak a kde co řešit a když někdo bude mít dotaz, dveře jsou otevřené. Stačí se zeptat. Možná to ale není všechno tak jednoduché. Co když se vaši lidé bojí otázku vznést? Mají snad strach z vás jako lídra? Odpověď nejen na tuto otázku v dnešním článku přináší Maja Bourková, rozmotávač myšlenek a průvodce podvědomím pro osobní i profesní život. Koučka a facilitátorka firemních kruhů, která se specializuje mimo jiné i na práci s emocemi ve firmě.
Dvakrát mlč, jednou mluv aneb zdrženlivost v komunikaci
Mluviti stříbro, mlčeti zlato. To je věta, kterou už každý z nás někdy slyšel. Málokdo se podle ní ale opravdu řídí. A tak někdy mluvíme dřív, než myslíme. A dost často to má katastrofální důsledky. Zdrženlivost nebo jednoduše umění mlčet je základní komunikační dovedností, která vás nejen uchrání před přešlapy zaviněnými zbrklostí, ale pomůže vám také prohloubit konverzaci jako takovou a vaše vztahy s druhými. Co tedy zdrženlivost je a jak ji aplikovat v komunikaci?
VIDEO PODCAST: Jak motivovat a vzdělávat zaměstnance a zároveň nezapomínat na sebe
Proč je důležité interní vzdělávání a seberozvoj? Co je třeba si uvědomit, než k nim přistoupíte? Jak k nim motivovat své zaměstnance i sám sebe? Kolik času bychom jim měli věnovat? Jak měřit výsledky a jejich reálný dopad? Na všechny tyhle otázky odpovídal Šimon Steffal, náš CVO v podcastu DoToho! s Janem Coufalem. Hlavním tématem byla motivace a vzdělávání zaměstnanců.