Sedmero pro zvýšení osobní produktivity očima HR stratéga Milana Rataje
Březen 27, 2023
Životní tempo se zrychluje a zvyšují se také očekávání. Efektivní využívání času a zdrojů se ze sféry klišé posouvá do pozice jedné z klíčových dovedností. Od mnoha lidí slýchám, že se potýkají s problémem nízké produktivity a neschopností plně využívat svůj čas. Vliv na to může mít množství práce nebo nesoustředěnost, značný podíl mohou mít i sociální sítě a informační smog. O čem se mluví jen velmi opatrně, je absence smysluplnosti práce nebo pochopení, proč dělám, co dělám. To jsou základní pilíře motivace.
V tomto článku najdete několik zásadních (a možná ne úplně omýlaných) tipů, které mohou během pár dní vaši osobní produktivitu velmi posunout. Zpracoval je pro vás Milan Rataj, stratég a spoluzakladatel HR systému Sloneek.
Co to osobní produktivita vlastně je
Zjednodušeně řečeno se týká toho, jak efektivně každý jedinec využívá svůj čas i zdroje k dosažení konkrétních cílů. Při úvahách o tom, jak být produktivnější, se mnozí obracejí k technikám time-managementu. Ačkoli spolu produktivita a time-management souvisejí, jsou to dvě různé věci a ne všichni produktivní lidé jsou v time-managementu dobří. Platí to i naopak. Existuje řada faktorů, které ovlivňují osobní produktivitu zásadněji než jen umění práce s časem. Jde například o smysluplnost úkolů, strategické uvažování, organizaci, prioritizaci, delegování, eliminaci rušivých prvků nebo zlepšení výkonnosti a efektivity.
Sedmero pro zvýšení produktivity
Na každého z nás platí něco jiného. A abyste mohli vytvořit udržitelný systém na zlepšení produktivity, musíte přijít na to, co zabírá konkrétně na vás.
#1: Stanovte si realistické cíle, prioritizujte a plánujte
Pokud nevíte, čeho chcete dosáhnout, bude velmi obtížné se na nějaký konkrétní úkol zaměřit. Pokud nebudete vědět, jaký smysl a cíl konkrétní úkol má, budete ztraceni hned na začátku.
Úkoly (cíle) mějte co nejkonkrétnější a ideálně i měřitelné. Budete tak mít jasnou představu o tom, kdy jste jich dosáhli a kolik úsilí to vyžadovalo.
#2: Efektivní multitasking je pro jednorožce
Často je pro nás atraktivní (a někdy nezbytně nutné) pokoušet se o multitasking a žonglovat s mnoha úkoly pracovního dne v jednom okamžiku. I když se to může zdát produktivní, málokdy to přináší skutečně efektivní výsledky. Zaměříte-li se vždy jen na jeden úkol, dokončíte ho kvalitněji a za kratší dobu, což vám umožní plynule přejít k dalšímu.
Při určování priorit úkolů myslete na to, že všechny úkoly nejsou stejně důležité. Zaměřte se na ty úkoly, které jsou pro dosažení vašich cílů nejpodstatnější.
TIP přímo od Milana: Úkoly si řadím podle toho, jakou přidanou hodnotu mají. Zároveň ty nejmenší úkoly, které nemají takovou prioritu, řadím do “backlogu”, odkud si je vytahuji v časovém bloku, který na to mám v kalendáři připravený.
#3: Najděte si svůj rytmus
Každý má svou nejproduktivnější část dne jinde. Někdo ráno, někdo hned po jídle, někdo večer. Najděte si svůj rytmus, poslouchejte svou hlavu i tělo a přizpůsobte tomu rozložení obtížnosti úkolů v průběhu dne. Nezapomínejte na to chvilkově “vypínat” – 10 minut se projít, pokecat s kolegy u kafe. Ti odvážnější se mohou pokusit poslat své myšlenky mimo prostor a čas pomocí meditace. Pozor na prokrastinaci! Když opakovaně odkládáme nepříjemný úkol, dochází často ke zvýšení naší demotivace i frustrace.
TIP přímo od Milana: Mně osobně vyhovují hodinové ranní “rychlé výhry”, které mi pomáhají dostat hlavu do “provozní teploty”. Před obědem už jede hlava na plno. Do tohoto časového slotu patří vše, co vyžaduje vyšší pozornost, promýšlení. Odpoledne je pro mne kreativní. Sem patří důležitější aktivity, které trochu zpomalí tempo. Čas pro články, prezentace, přípravy textů. Cokoliv, co zaměstná druhou hemisféru. :) A schůzky? Ty mají své jasné místo v kalendáři. V den, kdy se hodně schůzuje se ani nesnažím složité úkoly plnit, protože “ruch” vzniklý interakcemi s lidmi zamezuje zvýšenému soustředění.
#4: Stanovte si hranice
Nepřebírejte práci, která je nad rámec vaší funkce nebo kompetence. Jasně si stanovte hranice svého času. Abyste mohli efektivně plnit své úkoly a být produktivní, musíte být schopni je dokončit v rozumném časovém rámci. Nastavení hranic zabrání tomu, abyste byli zahlceni. Pokud dlouhodobě nestíháte, přestože se úspěšně snažíte pracovat na své produktivitě, může být „zakopaný pes” v tom, že máte na svých zádech objektivně více úkolů, než je možné včas zvládnout. To už však nevyřeší žádný tip na vyšší produktivitu, ale spíše schůzka s vaším nadřízeným.
Jak to má Milan: Krátkodobě dokážete sprintovat. Dlouhodobý sprint nepřežijete. Kvantita kvalitu nenahrazuje, mohou se maximálně doplňovat. Naučte se říkat "ne" a odmítat úkoly, které by vás dostaly za hranici únosnosti. To vám umožní zaměřit se na své hlavní priority a udržet si produktivitu.
#5: Zpětná vazba jako základ úspěchu
Většinu úkolů, které řešíme, zpracováváme jako součást většího pracovního celku. Pro firmu, pro zákazníky. Vždy tedy existuje Zadavatel a vy jste Zpracovatel. Včasná a dostatečně častá zpětná vazba, kterou dostanete nebo si o ni řeknete, ja klíčem pro nalezení možných zlepšení nebo úprav plnění konkrétního úkolu.
Jak to má Milan: Ujištění se o pochopení, smyslu a očekávání jsou za mne nejdůležitějšími předpoklady úspěchu. Tedy splnění úkolu a následného uspokojení jak zadavatelské strany, tak té zpracovatelské. A tenhle pocit je to, co tvoří podstatnou část složky vaší motivace do dalších úkolů.
#6: Nenechte se rušit aneb rajčata na scénu
Rozptylování je zcela normální a soustředění za všech okolností není trvale možné a dokonce ani přirozené. Nicméně i schopnost soustředění lze rozvíjet a zlepšovat. Vypněte si oznámení, přepněte telefon do leteckého režimu nebo používejte aplikaci pro zvýšení produktivity, jako je například Freedom.
K zabránění rozptylování a dokončení úkolů můžete zkusit využít techniku Pomodoro. Nastavíte si časovač, odstraníte ze svého okolí všechny rušivé vlivy (mobil, sociální sítě atd.) a pracujete v časových blocích po 20 - 30 minutách, aniž by vás kdokoliv rušil. Tato metoda se v řadě firem nebo organizací používá kolektivně. Zvyšuje se tím efektivita, protože vás ze soustředění nad dokončením náročného úkolu nemůže vytrhnout kolega s dotazem nebo prosbou o radu.
Tip od Milana: Poslouchám tělo a hlavu. Nikdy nebudete každý pracovní den ve 100% kondici nebo rozpoložení, které umožní maximální výkon. Naučil jsem se vypomáhat si střídáním hudby a ticha. Některé úkoly mi pomáhá zrychleně plnit řízná rocková muzika a protipólem je pak puštěné ticho do sluchátek. “Noise canceling” je funkce, za kterou by měl někdo dostat Nobelovku.
#7: Vzdělávejte a rozvíjejte se
Vědět, co potřebujete znát a umět pro úspěšné plnění svěřených úkolů je velká věc. Pokud ve firmě nemáte zavedené hodnocení dovedností (kompetencí), nejefektivněji se k poznání vlastních rezerv dostanete pomocí osobních retrospektiv. Udělejte si čas na ohlédnutí se zpět za projektem a zkuste si zmapovat, kde jste se nejvíce “zasekli” a co by vám pomohlo úkol splnit příště lépe, rychleji nebo kvalitněji. A svůj osobní rozvojový plán máte na světě. :)
Pozor na toxickou produktivitu
Pokud vyzkoušíte alespoň polovinu ze zmíněných tipů, věřím, že brzy pocítíte vyšší produktivitu, snížení stresu a dlouhodobě maximalizujete své profesní i osobní cíle. Ke všem radám je však potřeba dodat i důležité “ale”, kterým je v tomto případě toxická produktivita (více o ní v samostatném články tady). Ta je odvrácenou a nebezpečnou stranou stejné mince. Tolik se o ní nemluví, o to víc je však důležité si na ni dát pozor.
Suma sumárum: stejně jako u dalších oblastí platí u produktivity staré, otřepané a pravdivé “všeho s mírou”. Z práce nebo z osobního života by se pod extrémním tlakem na výkonnost, vysokou produktivitu nebo dokonalost neměla vytratit – obyčejná, ale o to víc důležitá – radost.
Autor článku: Milan Rataj
Milan Rataj je HR stratég, konzultant a spoluzakladatel personálního start-upu Sloneek. Stál u zrodu aplikace iDovolenka a dlouhé roky se věnoval marketingu a strategickému HR poradenství managementu. Ve Sloneeku se kromě zajišťování péče o zákazníky aktivně věnuje evangelizaci kompetenčního modelu rozvoje zaměstnanců. Vystudoval andragogiku a marketing, v obou oborech má doktoráty. V současnosti také vyučuje na Pedagogické fakultě Univerzity Karlovy.
Zdroje:
- Partnerský článek byl napsán přímo pro náš blog. Autorství článku: Sloneek.
Odebírejte novinky ze světa komunikace!
Další zajímavé články? Máme:
Toxické myšlenkové vzorce a jak na ně
Každý člověk si žije tak trochu ve svém vlastním světě. Ten je unikátní a přímo odráží zkušenosti a vliv okolí, kterým daná osoba byla za dobu svého života vystavena. Problém nastane, když se tyto malé rozdíly spolu střetnou a ty na pohled nejzjevnější věci můžou být spouštěčem těch největších konfliktů. V takové situaci ztrácíme schopnost chápat pohled druhého a jeho vidění je v naší realitě nelogické a nemožné. Jak se tedy stane, že na první pohled očividnou skutečnost vnímáme tak zásadně rozdílně? Příčinou jsou naše mentální modely. Nikdo z nás totiž nevidí realitu takovou, jaká skutečně je. Obraz, který se nám tvoří v mysli, je souborem vzorců reprezentující naše minulé prožitky, životní přesvědčení, světonázor a k finálnímu výsledku přidáme i různá zkreslení. Dohromady naše mentální modely dávají mozaiku toho, jak si myslíme, že svět funguje.
Jak koučovací dovednosti ovlivní vaši komunikaci?
Co se stane, když se začnete učit koučovacím dovednostem: Začnete myslet i mluvit jinak. Na počátku bylo slovo. Je důležité, co říkáme. Tomu předchází to, co si myslíme. Ale mnoho lidí zůstane jen u těch slov, ať už vyřčených nebo těch v hlavš. Co je v životě hybnou silou, je čin. To, co uděláte. Ne to, co říkáte, že uděláte nebo o tom jen přemýšlíte. To je jako, když jdete na kurz xy, poslechnete si ho, ale informace z něj neuvedete do praxe. Nebo když čtete seberozvojové knížky. A tím čtením to skončí. Neuvedete získané vědomosti do svého reálného života.
Quo vadis, lídršite?
V lednu a únoru jsem na LinkedIn psal sedmidílný seriál na téma Očekávání od lídra v 21.století. Vycházel jsem z článku od Gallupu z předcovidového roku 2019 a revize z 2021 a zmapoval jsem sedm oblastí, ve kterých by měl lídr aktivně vystupovat, pojmenoval případná úskalí a také možné cesty, jak toto očekávání druhých naplnit. A to mě přivedlo na myšlenku napsat článek, který by se na leadership podíval z té druhé stránky. Tedy leaderSHITU (nebo krásně česky lídršitu). Soubory chování a přístupů, které jsou přesným opakem toho, jak bychom dnes měli/chtěli fungovat a tvořit moderní, lidské organizace, které umí pracovat se silnými stránkami lidí, jejich rozličnými osobnostmi a dovednostmi, přístupy a způsoby uvažování. Jak poznáte lídršit v praxi? Jak rozpoznáte, že vás vede člověk, který spadl do žumpy lídršitu? A co když vy sami vedete lidi - co vidíte, když se podíváte do zrcadla?
Pět zdrojů komunikačního nesouladu
Když učím své klienty mluvit anglicky, často narážíme na jeden z jejich typických strachů: „Co když mi druhá strana nebude rozumět?" Obava z jazykové bariéry je na místě, dokáže nám někdy pěkně zavařit. Když ale mluvíme všichni stejným jazykem, měla by být míra nedorozumění velmi nízká až nulová, ne? Když se nad tím zamyslíme, není to tak. I v situacích, kdy mluvíme s jiným rodilým mluvčím češtiny nebo jiného našeho rodného jazyka, který ovládáme perfektně, pozoruhodně často se stává, že si neporozumíme a potom řešíme vysvětlování, dodatečný kontext a snažíme se druhému vysvětlit, co jsme naším sdělením vlastně mysleli. Na vině je komunikační nesoulad. O co se jedná a jak se mu můžeme vyhnout?
Trénujte mezilidskou komunikaci s pomocí AI nástrojů
Rozšíření AI nástrojů může budit dojem, že mezilidská komunikace brzy nebude potřeba. V dnešní digitální éře je však komunikace klíčová. Ať už se jedná o profesní život, osobní vztahy, nebo online interakce, efektivní komunikace nám umožňuje dosahovat cílů, budovat si pevné vazby a žít spokojenější život. Díky AI dnes existují nástroje, které nám pomohou naše komunikační dovednosti posunout na další úroveň. Stačí jen chtít. Mezi ty nejrozšířenější patří nástroje generativní umělé inteligence jako Gemini od Google nebo ChatGPT od OpenAI. Tyto nástroje, poháněné umělou inteligencí, dokáží simulovat lidskou konverzaci a poskytovat nám cennou zpětnou vazbu na naše komunikační styly.
Vyšplhejte po žebříku úsudků k lepším závěrům
Kolik je jedna a jedna? Možná bez zaváhání řeknete, že dvě, a možná vás i dnes stejně jako v dětství udiví, že správná odpověď není takhle jednoznačná. Jedna a jedna totiž může být i 11. Co je to za blbost? To přece nedává smysl!? Ale ano. Dává. Když se na otázku podíváte pořádně. Tohle je jen jeden z příkladů hádanek, které jsme si navzájem rádi dávali hlavně jako děti. Jak jsme se ale mohli nechat tak nachytat i teď, když jsme dospělí a rádi o sobě uvažujeme jako o životem protřelých a zkušených?
Čtyři komunikační přešlapy, kterými spolehlivě odradíte každého kandidáta
Přilákat talentované kandidáty se v posledních letech stává poměrně náročnou disciplínou. Když už se do toho pustíte, dbejte na to, abyste své potenciální kandidáty zbytečně neodradili během výběrového řízení. V tomto článku se podíváme na čtyři nejčastější komunikační přešlapy, které k tomu mohou vést.
VIDEO: Malé experimenty jako klíč k růstu
Změnu vnímáme jako něco velkého. Je to v našich očích taková magie. Najednou si všimneme, že se člověk, kterého dobře známe, chová úplně jinak. Najednou třeba při konfliktu nekřičí, ale mlčí. Nebo si klademe otázku, jak se to stalo, že náš soused má najednou, jakoby ze dne na den o deset kilo míň?! Změna se ale skutečně neděje přes noc. K opravdové a trvalé změně, zejména pokud přijde na změnu vzorců chování, dochází vždy postupně po malých částečných úpravách. To, jak změnu vnímáme jako něco velkého, nás činí méně odvážnými se do ní pustit. V říjnu měl náš Šimon možnost vystoupit na TEDx konferenci na své Alma Mater UNYP v Praze a představit publiku v rámci svého talku koncept malých experimentů a toho, proč jsou klíčem ke smysluplnému a udržitelnému růstu. A to je rozhodně An Idea Worth Spreading. Tak nečekejte a hned si ho pusťte!
Jak (ne)mluvit tak, aby druzí chtěli poslouchat
Mluvení před publikem je velká věda. O dost větší, než by se mohlo zdát. A je úplně jedno, zda prezentujete kolegům výsledky svého týmu, přednášíte návrh před boardem, nebo mluvíte k publiku na konferenci. Máte skvěle připravenou prezentaci, kvalitní obsah a spoustu úderných myšlenek, které chcete předat. Bylo by škoda tohle všechno kompletně zabít špatnou formou. Ale vězte, že přesně tohle se děje až překvapivě příliš často. Určité formě veřejného mluvení se nevyhne téměř nikdo z nás. A pokud náhodou máte práci, při které nepotřebujete souvisle dlouhodobě mluvit k větším skupinám lidí, ani tak článek ještě nezavírejte. Existují totiž určité nešvary, které se promítají i do běžné konverzace a činí z našeho projevu pro posluchače někdy až nepříjemnou záležitost. Na co si tedy dát pozor a jak mluvit tak, aby druzí chtěli poslouchat?
Motivace, disciplína a jak nás ženou vpřed
Slova jako cíl, plán, nebo ukazatel pokroku patří dnes do slovníku asi každého z nás. Je jedno, jestli působíte ve výrobě, pracujete v kanceláři, vlastníte firmu nebo teprve studujete. Všichni víme, že je důležité vědět, kam jdeme, protože tím minimalizujeme riziko, že náš čas a úsilí vynaložíme zbytečně. Správně stanovený cíl je ale teprve začátkem cesty. Je důležité zajistit, abychom se na ni nejenom vydali, ale abychom na ní setrvali, drželi tempo a hýbali se, byť někdy pomalu, ale jistě směrem k vytoužené destinaci. Jakmile už se na cestu vyprávíme, velkou roli v našem setrvání na ní hrají motivace a disciplína. Dvě síly, které nás pohání kupředu, i když každá trochu jiným způsobem. Nevyplatí se spoléhat jen na jednu z nich, lepší strategií je seznámit se s oběma a umět je účelně využívat podle situace.
(Ne)komunikace ve firmě
Jak byste ohodnotili komunikaci ve svém týmu nebo celé firmě? Možná si říkáte, že funguje skvěle. Máte nastavené komunikační kanály, všichni znají společné dohody jak a kde co řešit a když někdo bude mít dotaz, dveře jsou otevřené. Stačí se zeptat. Možná to ale není všechno tak jednoduché. Co když se vaši lidé bojí otázku vznést? Mají snad strach z vás jako lídra? Odpověď nejen na tuto otázku v dnešním článku přináší Maja Bourková, rozmotávač myšlenek a průvodce podvědomím pro osobní i profesní život. Koučka a facilitátorka firemních kruhů, která se specializuje mimo jiné i na práci s emocemi ve firmě.
Dvakrát mlč, jednou mluv aneb zdrženlivost v komunikaci
Mluviti stříbro, mlčeti zlato. To je věta, kterou už každý z nás někdy slyšel. Málokdo se podle ní ale opravdu řídí. A tak někdy mluvíme dřív, než myslíme. A dost často to má katastrofální důsledky. Zdrženlivost nebo jednoduše umění mlčet je základní komunikační dovedností, která vás nejen uchrání před přešlapy zaviněnými zbrklostí, ale pomůže vám také prohloubit konverzaci jako takovou a vaše vztahy s druhými. Co tedy zdrženlivost je a jak ji aplikovat v komunikaci?