Možná to zažíváte také – situace, kdy končíte svůj běžný den v práci s pocitem, že toho máte hodně? Všechno leží na vás, s vámi to vše začíná a končí? Cítíte, že vám nezbývá čas na sebe, na rozvoj, na rodinu či přátele? Slovo odpočinek nemáte ve svém slovníku? Hledáte řešení, jak to změnit a stále dokola si jako „mantru” opakujete otázku: existuje na to nějaký lék, cesta, jak z toho ven?
Dobrá zpráva je, že ANO!
Jedním z řešení je„kouzlo“ jménem DELEGOVÁNÍ.
Delegování pod lupou
Delegování úkolů je klíčem k úspěchu ve všech oblastech života. Jeho správné uchopení a aplikace můžou pozitivně ovlivňovat náš pracovní i soukromý život
Naučit se delegovat efektivně, znamená rozpoznat silné stránky a prostory pro zlepšení, důvěřovat ostatním a umožnit jim i sobě růst a rozvíjet se.
Význam delegování přitom mnoha lidem uniká a někteří se delegování dokonce i záměrně vyhýbají.
Setkali jste se také někdy s interpretací, že přenesený význam slova „delegování“ znamená : „Přehození práce na někoho jiného, zpravidla na podřízené.“?
Když se podíváte na delegování pomyslným okem Sherlocka Holmese, není to jen o prostém předání úkolů ostatním. Je o komunikaci, nastavení očekávání a poskytnutí zpětné vazby.
Máme tak v rukách velmi silný nástroj, jak získat tak důležitou devizu, kterou je čas. Dá se říci, že „efektivní delegování je možná největší časový zdroj jednotlivce.“(1)
Dobře, ale proč, i když chápeme důležitost delegování a tuto výhodu, stejně to neděláme? Zřejmě jsme narazili na svoje vlastní limity a nastavení. Zkusíme si některé z nich pojmenovat pomocí bariér a mýtů spojených s delegováním.
Bariéry a mýty spojené s delegováním
Kdo by je neznal? Na začátku své manažerské cesty jsem se s nimi také několikrát setkala.
Bloky, bariéry, mýty o delegování – danou obavu z delegování můžeme pojmenovat jakkoliv, ale primárně všechny znamenají jedno. Vedou nás k tomu, že delegovat pravděpodobně ani nezačneme, anebo na to půjdeme ne úplně kvalitně a správně.
Zkrátka aniž abychom z delegování vytěžili maximum pro všechny zúčastněné.
Pojďme se tedy na některé z nich podívat zblízka:
Strach ze ztráty kontroly
Někdy nás přepadne strach, že delegováním úkolů ztratíme kontrolu nad projektem nebo procesem, že výsledek nedopadne podle našich představ. Cítíme obavu z toho, že budeme muset vysvětlovat nesprávný výstup a celé to předělávat, a co víc – představa, že naše reputace utrpí šrámy, protože za všechno odpovídáme, je téměř nesnesitelná.
Podívejme se na věc z jiného úhlu.
Správné delegování zahrnuje jasnou komunikaci o očekávání, cílech a zodpovědnostech, zasazených do časového rámce.
To by mělo být kombinováno se správným nastavením kontrolních a podpůrných mechanismů, kterými jsou například pravidelné meetingy nad stavem plnění a konstruktivní zpětná vazba, otevřená komunikace a vzájemná důvěra.
Všechno tohle nám umožňuje mít stále přehled a kontrolu nad celkovým průběhem projektů a stojí za to do toho jít.
Nemám čas to někomu předávat
Možná ve vás představa celého procesu delegování působí jako významný a zbytečný žrout času. Sami to přece máte skoro hned.
Když se na tento mýtus zaměříme a půjdeme více do hloubky, zjistíme, že z dlouhodobého hlediska toto tvrzení s odstupem času pozbývá platnosti.
Zkuste si položit otázky: „Kdy budu podobný úkol zpracovávat opakovaně? Jak dlouho na něm budu pracovat? Není to náhodou více času, než by zabralo delegování a provedení někým jiným?”(2)
Speciálně u rutinních úkolů, které nás osobně nikam výrazně neposouvají, dává delegování velký smysl.
Co když mohou posunout někoho jiného a vy díky tomu získáte potřebný prostor? Budete se moct hlouběji zaměřit na strategické a vyšší úkoly?
Najděte čas a dejte lidem důvěru, je to investice, která se vyplatí.
Obavy z nedostatečné kompetence aneb udělám to lépe a rychleji
Zní vám v hlavě, že to přece zvládnete sami nejlépe a rychleji?
Dost možná ano, může to být pravda.
Nicméně každý jsme někdy, v nějaké fázi, začínali.
V případě, že se mi, jako osobě přijímající delegovaný úkol nebo činnost, dostane potřebného konkrétního zadání, zdrojů, péče a podpory, ZVLÁDNU TO v budoucnu jistě minimálně stejně dobře, protože „delegování je umění rozdělit úkoly tak, aby druzí mohli růst.“ (3)
Benefitem je navíc i skutečnost, že delegovaný nám může vnést nový pohled na věc a nápady, které mohou být v mnoha ohledech inspirující.
V konečném důsledku, i když vezmeme v úvahu, že by to na začátku nemuselo být všechno úplně dokonalé, v rukou máme nástroje, kterými tzv. můžeme nasměrovat loď do přístavu úspěšně. Zkusme jí dát šanci vyplout…
Našli bychom určitě ještě mnohé další překážky na cestě k delegování, ale o nich si povíme při jiné příležitosti.
Než se posuneme k samotnému procesu delegování, je důležité si říci pár důležitých myšlenek.
Zvládli jsme překonat obavy. A co dál?
Klíčové je pamatovat na to, že „delegování je klíčem k úspěchu v jakékoli organizaci. Bez něj se stáváme přetížení a neefektivní.“ (4)
Když k sobě budeme upřímní – SAMI TO VŠECHNO NEUTÁHNEME!
Proto jeden z nejznámějších citátů o delegování říká:
„Pokud chcete jít rychle, jděte sami. Pokud chcete jít daleko, jděte s ostatními.“ (5) Zdůrazňuje nám důležitost spolupráce a sdílení zátěže s ostatními, abychom měli možnost dosáhnout svých dlouhodobých cílů.
Dovolte sami sobě přenechat odpovědnost někomu jinému a nastavte si správně proces delegování. Tím eliminujete potenciální rizika.
4 Zásady procesu delegování
Jak tedy správně delegovat?
Správný úkol + správný člověk
Určete úkoly, které můžete delegovat. Zamyslete se nad tím, co děláte každý den a zvažte, zda by některé z těchto úkolů mohly být předány ostatním.
Vyberte správnou osobu pro úkol. Delegujte úkoly lidem, kteří mají potřebné dovednosti a zkušenosti, a kteří jsou ochotní se učit a růst
Předání
Komunikujte jasně očekávání a cíle.
Ujistěte se, že osoba, které jste úkol delegovali, rozumí tomu, co se od ní očekává a jaký je konečný cíl.
Podpora + zpětná vazba
Poskytněte podporu a zdroje.
Ujistěte se, že pověřená osoba má všechny potřebné nástroje a informace pro splnění úkolu.
Sledujte pokrok, pravidelně kontrolujte, jak si pověřený vede a poskytujte konstruktivní zpětnou vazbu pro jeho růst a rozvoj.
Ocenění s dopadem
Definujte jasně, jaký benefit z delegovaného úkolu plyne.
Je dobré dobře znát motivátory osoby, na kterou deleguji.
Výhody delegování
Chápu, že vše, o čem jste se zatím dočetli, může vypadat složitě a mnohdy bude náročné zvládnout především sama sebe a své emoce. Pro někoho to možná bude naprostý výstup z komfortní zóny.
A proto, jestli ještě máte pochybnosti o tom, zdazačít delegovat, mám pro vás závěrečnou motivaci v podobě 5 základních benefitů, které vám delegování může přinést.
- Úspora času pro řešení významnějších úkolů
- Zlepšení efektivity a produktivity
- Zaměření se na klíčové úkoly a cíle
- Prevence vyhoření a zlepšení work-life balance
- Rozvoj dovedností a schopností týmu i jednotlivců
… a to zní skvěle, co říkáte?
Výhod, ale i bariér spojených s delegováním, existuje v obou směrech mnohem více.
Které to jsou, jak na ně a jaké kvality přináší delegování do našeho života, se můžete přijít inspirovat na workshop s příznačným názvem: Delegování – všechno nemusí ležet jen na vás.
Přijďte se inspirovat i Vy a zbořte pomocí této zkušenosti bariéry a mýty spojované s delegováním a překonejte nutkání NEdelegovat.
Myšlenka na závěr
Delegování úkolů nám umožňuje žít plnější a vyváženější život. Když se naučíme přenášet odpovědnost na ostatní a sdílet zátěž, můžeme se soustředit i na to, co je pro nás opravdu důležité a dosáhnout našich cílů s menším úsilím a stresem.
Neváhejte, začněte delegovat a změňte to.
Autor článku: Tým Mindset Mentors
Zdroje:
(1) Stephen R. Covey (2007), 7 návyků skutečně efektivních lidí, Management Press
(2) Daniel Gamrot, lektor osobní produktivity (2018), Přestaňte se bát a začněte delegovat práci. Forbes.cz
(3) Kenneth Blanchard (2015), The One Minute Manager, Harper Collins Publ. USA
(4) David Allen (2019), Getting Things Done, Little, Brown Book Group
(5) Africké přísloví