Delegujte a žijte

Možná to zažíváte také –  situace, kdy končíte svůj běžný den v práci s pocitem, že toho máte hodně? Všechno leží na vás, s vámi to vše  začíná a končí?  Cítíte, že vám nezbývá čas na sebe, na rozvoj, na rodinu či přátele? Slovo odpočinek nemáte ve svém slovníku? Hledáte řešení, jak to změnit a stále dokola si jako „mantru” opakujete otázku: existuje na to nějaký lék, cesta,  jak z toho ven? 

Dobrá zpráva je, že ANO!

Jedním z řešení je„kouzlo“ jménem DELEGOVÁNÍ.

Delegování pod lupou

Delegování úkolů je klíčem k úspěchu ve všech oblastech života. Jeho správné uchopení a aplikace můžou pozitivně ovlivňovat náš pracovní i soukromý život

Naučit se delegovat efektivně, znamená rozpoznat silné stránky a prostory pro zlepšení, důvěřovat ostatním a umožnit jim i sobě růst a rozvíjet se.

Význam delegování přitom mnoha lidem uniká a někteří se delegování dokonce i záměrně vyhýbají. 

Setkali jste se také někdy s interpretací, že přenesený význam slova „delegování“ znamená : „Přehození práce na někoho jiného, zpravidla na podřízené.“?

Když se podíváte na delegování pomyslným okem Sherlocka Holmese, není to jen o prostém předání úkolů ostatním. Je o komunikaci, nastavení očekávání a poskytnutí zpětné vazby.

Máme tak v rukách velmi silný nástroj, jak získat tak důležitou devizu, kterou je čas. Dá se říci, že „efektivní delegování je možná největší časový zdroj jednotlivce.“(1)

Dobře, ale proč, i když chápeme důležitost delegování a tuto výhodu, stejně to neděláme? Zřejmě jsme narazili na svoje vlastní limity a nastavení. Zkusíme si některé z nich pojmenovat pomocí bariér a mýtů spojených s delegováním.

Bariéry a mýty spojené s delegováním

Kdo by je neznal?  Na začátku své manažerské cesty jsem se s nimi také několikrát setkala.

Bloky, bariéry, mýty o delegování – danou obavu z delegování můžeme pojmenovat jakkoliv, ale primárně všechny znamenají jedno. Vedou nás k tomu, že delegovat pravděpodobně ani nezačneme, anebo na to půjdeme ne úplně kvalitně a správně.

Zkrátka aniž abychom z delegování vytěžili maximum pro všechny zúčastněné.

Pojďme se tedy na některé z nich podívat zblízka:

Strach ze ztráty kontroly 

Někdy nás přepadne strach, že delegováním úkolů ztratíme kontrolu nad projektem nebo procesem, že výsledek nedopadne podle našich představ. Cítíme obavu z toho, že budeme muset vysvětlovat nesprávný výstup a celé to předělávat, a co víc – představa, že naše reputace utrpí šrámy, protože za všechno odpovídáme, je téměř nesnesitelná.

Podívejme se na věc z jiného úhlu.

Správné delegování zahrnuje jasnou komunikaci o očekávání, cílech a zodpovědnostech, zasazených do časového rámce.

To by mělo být kombinováno se správným nastavením kontrolních a podpůrných mechanismů, kterými jsou například pravidelné meetingy nad stavem plnění a konstruktivní zpětná vazba, otevřená komunikace a vzájemná důvěra.

Všechno tohle nám umožňuje mít stále přehled a kontrolu nad celkovým průběhem projektů a stojí za to do toho jít.

Nemám čas to někomu předávat

Možná ve vás představa celého procesu delegování působí jako významný a zbytečný žrout času. Sami to přece máte skoro hned.

Když se na tento mýtus zaměříme a půjdeme více do hloubky, zjistíme, že z dlouhodobého hlediska toto tvrzení s odstupem času pozbývá platnosti. 

Zkuste si položit otázky: „Kdy budu podobný úkol zpracovávat opakovaně? Jak dlouho na něm budu pracovat? Není to náhodou více času, než by zabralo delegování a provedení někým jiným?”(2)

Speciálně u rutinních úkolů, které nás osobně nikam výrazně neposouvají, dává delegování velký smysl. 

Co když mohou posunout někoho jiného a vy díky tomu získáte potřebný prostor? Budete se moct hlouběji zaměřit na strategické a vyšší úkoly?

Najděte čas a dejte lidem důvěru, je to investice, která se vyplatí.

Obavy z nedostatečné kompetence aneb udělám to lépe a rychleji

Zní vám v hlavě, že to přece zvládnete sami nejlépe a rychleji?

Dost možná ano, může to být pravda.

Nicméně každý jsme někdy, v nějaké fázi, začínali.

V případě, že se mi, jako osobě přijímající delegovaný úkol nebo činnost, dostane potřebného konkrétního zadání, zdrojů, péče a podpory,  ZVLÁDNU TO v budoucnu jistě minimálně stejně dobře, protože „delegování je umění rozdělit úkoly tak, aby druzí mohli růst.“ (3)

Benefitem je navíc i skutečnost, že delegovaný nám může vnést nový pohled na věc a nápady, které mohou být v mnoha ohledech inspirující. 

V konečném důsledku, i když vezmeme v úvahu, že by to na začátku nemuselo být všechno úplně dokonalé, v rukou máme nástroje, kterými tzv. můžeme nasměrovat loď do přístavu úspěšně. Zkusme jí dát šanci vyplout…

Našli bychom určitě ještě mnohé další překážky na cestě k delegování, ale o nich si povíme při jiné příležitosti.

Než se posuneme k samotnému procesu delegování, je důležité si říci pár důležitých myšlenek.

Zvládli jsme překonat obavy. A co dál?

Klíčové je pamatovat na to, že „delegování je klíčem k úspěchu v jakékoli organizaci. Bez něj se stáváme přetížení a neefektivní.“ (4) 

Když k sobě budeme upřímní – SAMI TO VŠECHNO NEUTÁHNEME!

Proto jeden z nejznámějších citátů o delegování říká: 

Pokud chcete jít rychle, jděte sami. Pokud chcete jít daleko, jděte s ostatními.“ (5) Zdůrazňuje nám důležitost spolupráce a sdílení zátěže s ostatními, abychom měli možnost dosáhnout svých dlouhodobých cílů.

Dovolte sami sobě přenechat odpovědnost někomu jinému a nastavte si správně proces delegování. Tím eliminujete potenciální rizika. 

4 Zásady procesu delegování

Jak tedy správně delegovat?

Správný úkol + správný člověk

Určete úkoly, které můžete delegovat. Zamyslete se nad tím, co děláte každý den a zvažte, zda by některé z těchto úkolů mohly být předány ostatním.

Vyberte správnou osobu pro úkol. Delegujte úkoly lidem, kteří mají potřebné dovednosti a zkušenosti, a kteří jsou ochotní se učit a růst

Předání

Komunikujte jasně očekávání a cíle. 

Ujistěte se, že osoba, které jste úkol delegovali, rozumí tomu, co se od ní očekává a jaký je konečný cíl.

Podpora + zpětná vazba

Poskytněte podporu a zdroje. 

Ujistěte se, že pověřená osoba má všechny potřebné nástroje a informace pro splnění úkolu.

Sledujte pokrok, pravidelně kontrolujte, jak si pověřený vede a poskytujte konstruktivní zpětnou vazbu pro jeho růst a rozvoj.

Ocenění s dopadem

Definujte jasně, jaký benefit z delegovaného úkolu plyne.

Je dobré dobře znát motivátory osoby, na kterou deleguji.

Výhody delegování

Chápu, že vše, o čem jste se zatím dočetli, může vypadat složitě a mnohdy bude náročné zvládnout především sama sebe a své emoce. Pro někoho to možná bude naprostý výstup z komfortní zóny.  

A proto, jestli ještě máte pochybnosti o tom, zdazačít delegovat, mám pro vás závěrečnou motivaci v podobě 5 základních benefitů, které vám delegování může přinést. 

  • Úspora času pro řešení významnějších úkolů
  • Zlepšení efektivity a produktivity
  • Zaměření se na klíčové úkoly a cíle
  • Prevence vyhoření a zlepšení work-life balance
  • Rozvoj dovedností a schopností týmu i jednotlivců

… a to zní skvěle, co říkáte?

Výhod, ale i bariér spojených s delegováním, existuje v obou směrech mnohem více. 

Které to jsou, jak na ně a jaké kvality přináší delegování do našeho života, se můžete přijít inspirovat na workshop s příznačným názvem: Delegování – všechno nemusí ležet jen na vás.

Přijďte se inspirovat i Vy a zbořte pomocí této zkušenosti bariéry a mýty spojované s delegováním a překonejte nutkání NEdelegovat. 

Myšlenka na závěr

Delegování úkolů nám umožňuje žít plnější a vyváženější život. Když se naučíme přenášet odpovědnost na ostatní a sdílet zátěž, můžeme se soustředit i na to, co je pro nás opravdu důležité a dosáhnout našich cílů s menším úsilím a stresem. 

Neváhejte, začněte delegovat a změňte to.

Autor článku: Tým Mindset Mentors

Zdroje:

(1) Stephen R. Covey (2007), 7 návyků skutečně efektivních lidí, Management Press
(2) Daniel Gamrot, lektor osobní produktivity (2018), Přestaňte se bát a začněte delegovat práci. Forbes.cz
(3) Kenneth Blanchard (2015), The One Minute Manager, Harper Collins Publ. USA
(4) David Allen (2019), Getting Things Done, Little, Brown Book Group 
(5) Africké přísloví

h 3 Obsah článku

Jsme MindsetMentors

Naučíme vaše týmy komunikovat s respektem, konkrétně, otevřeně a s jasným cílem – dosáhnout lepších výsledků a růstu. Vaše úspěchy začínají správnou komunikací a mindsetem, a my jsme tu, abychom vás k nim dovedli.

Mluvíme, myslíme, měníme. K lepšímu.

Odebírejte novinky ze světa komunikace a mindsetu!

P.S.: Odesláním vyjadřujete souhlas s našimi Zásadami o ochraně osobních údajů

Tohle už jste četli?

Telefonující žena

Pozornost a distrakce jako dvě strany téže mince

Každý z nás má denně k dispozici malý poklad. Omezený zdroj, který má cenu zlata. Je...
Komunikace v týmu

5 nejčastějších komunikačních pastí v projektech

Projekty a komunikace k sobě neodmyslitelně patří. I v dnešní době mnoha projektových...
Dřevěné kuželky

Základní emoce a jejich vliv na komunikaci

Komunikace je do jisté míry hra. Někdy se do ní promítne rivalita, ale většinou se obě...
Zpětná vazba

Zpětná vazba je hard skill

Inovace. Flexibilita. Kvalitní a efektivní spolupráce. Rychlý cyklus učení a zlepšování...
Myšlenky

Toxické myšlenkové vzorce a jak na ně

Každý člověk si žije tak trochu ve svém vlastním světě. Ten je unikátní a přímo odráží...
Rozhovor dvou osob

Jak koučovací dovednosti ovlivní vaši komunikaci?

Co se stane, když se začnete učit koučovacím dovednostem: Začnete myslet i mluvit jinak....
Zástup lidí

Quo vadis, lídršite?

V lednu a únoru jsem na LinkedIn psal sedmidílný seriál na téma Očekávání od lídra v...
Komunikace

Pět zdrojů komunikačního nesouladu

Když učím své klienty mluvit anglicky, často narážíme na jeden z jejich typických...
Online komunikace

Trénujte mezilidskou komunikaci s pomocí AI nástrojů

Rozšíření AI nástrojů může budit dojem, že mezilidská komunikace brzy nebude potřeba. V...
Úspěch

Vyšplhejte po žebříku úsudků k lepším závěrům

Kolik je jedna a jedna? Možná bez zaváhání řeknete, že dvě, a možná vás...